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2022/09/02

カンタンそうで結構大変!書類チェック業務でミスをなくすコツとは?

未経験からスタートできて、求人も多い書類チェックの仕事。一見カンタンそうですが、しっかりチェックしないとミスに気づかず、会社に損失を与えてしまうこともあります。目や体が疲れることもあり、実は結構大変な仕事なのです。

今回は書類やデータのチェック業務を上手にやるコツを解説するとともに、実際の求人例をご紹介します。

集中力がある時間帯に一気にチェック

書類チェック業務は、申請書などの記入漏れや記入ミスがないかをチェックしたり、入力したデータの文字や数字が元の原稿やデータと一致しているかを確認したりする仕事です。

この仕事で大事なのは集中力。長時間保つのは大変なので、適度に休憩をはさみ、時間を区切りながらメリハリをつけて作業しましょう。集中力のある時間帯に一気に行うと、ミスを減らせます。

チェックは一度だけでなく、必ず複数回行いましょう。2人でダブルチェックする体制が整っていれば理想的です。難しい場合は、時間を空けてからチェックしたり、順番を変えて文末やデータの最後から確認したりすると、ミスをみつけやすくなります。

意外と多い「チェック漏れ」に注意

書類のチェックミスの中で意外と多いのが、チェック漏れ。「チェックしたつもりでいたら、実際はチェックを忘れていた」とならないよう、注意したいところです。

チェック漏れを防ぐ方法としては、チェックが済んだ箇所に鉛筆や赤ペンでレ点をつける方法があります。蛍光ペンでチェック済の箇所にマーカーを引く方法もオススメ。鉛筆や赤ペンよりもパッと見てわかりやすく、見落としに気づきやすいので、可能であればお試しください。

紙に出力してチェックする

パソコン画面上でのチェックは目が疲れます。カーソルやマウスポインターを目印にチェックをしていると、チェック箇所がわかりにくくなります。

書類や入力したデータをチェックするとき、可能であれば紙に出力して行うといいでしょう。目もラクですし、蛍光マーカーや定規などの道具を使ってチェック箇所の確認ができるので、ミスはかなり減ります。

定規を使うと1行ずつ確認できて、わかりやすく有効です。透明の定規ではなく不透明なものや木製の定規にすると、下の文字が透けることはないので、チェックする行に集中できます。

なお、ペーパーレス化を進めている職場では、紙への出力が禁止されている場合もあります。パソコンでチェックをするときは、チェック用のファイルをコピーして、終わったところに色を付けていくなどの工夫をしてみましょう。

目の疲れ・肩こりにも要注意

書類チェックは集中してやりすぎると、肩や首のこり、目の疲れに襲われます。座りっぱなしにならないよう途中で立ち上がったり、下を向きっぱなしにならないよう時々顔を上げたりして、同じ姿勢を長く続けないよう工夫しましょう。

チェックの合間に休憩をとるだけでも違います。無理をしないよう注意しながら、長く働きたいものです。

「JOB-CUBE」の書類チェック求人は、こんな仕事

いかがでしょう。上記のようなコツがわかれば、書類チェックの仕事は決して難しくありません。興味を持ったら、ぜひトライしてみませんか。

トッパンフォームズが運営する「JOB-CUBE」で扱っている、書類チェックの求人例を見てみましょう。

●売上管理センターでの書類チェックの仕事

ショッピングモールの店舗の売上書類を最終チェックします。難しい経理の知識などは不要で、未経験の方から応募が可能。電話対応や来客対応はありません。

●生命保険の申し込み書類のチェック

申込書類の封筒を開封し、封筒と中身に記載されている番号との一致を確認。書類のタイトルや修正痕の有無、書類の枚数などもチェックします。スキャン作業やPC操作もありますが、テンキー入力やマウス操作程度ができれば大丈夫です。

書類チェックのようなモクモク・コツコツ仕事が得意な方は、ぜひ求人情報にアクセスしてみてください。

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