初めてオフィスワークに挑戦する方に、おすすめの職種が事務職です。事務職は人気が高い仕事ではあるものの、未経験歓迎の求人も少なくありません。ブランクがある人や転職を考えている人は、働きやすい環境が整っている事務職を検討してはいかがでしょうか。

当記事では事務職の概要や主な仕事内容、事務職のメリット・大変な点を解説します。事務職で身につくスキルや、未経験の人が事務職につく方法も紹介するので、オフィスワークデビューを目指す方はぜひ参考にしてください。

1.　事務職とは？

事務職とは書類やデータの作成・処理、備品管理など、企業が事業を進める上で必要となる事務作業全般を行う仕事です。事務職としての就職先は中小企業から大企業まで幅広く、自分の希望に合った職場を選ぶことができます。

事務職には経理事務・営業事務・医療事務などさまざまな種類があるものの、ここではオフィスワークとして最も代表的な「一般事務（OA事務）」について解説します。

1-1.　事務職は未経験者からも人気が高い

事務職は残業や休日出勤が少ない仕事であるため、安定した職場環境で働きたい人から人気が高い職種です。基本的にはオフィスでのデスクワークであり、力仕事や立ち仕事がないことから、事務職は女性からの人気も高い傾向にあります。

事務職につくために特別な資格は必要なく、年齢や性別を問わずチャレンジできることもあって、他職種から転職を希望する人も少なくありません。未経験者でも応募しやすい事務職は、これからオフィスワークに挑戦したい人におすすめできる仕事です。

2.　事務職の主な仕事内容とは？

事務職の仕事内容は事務作業全般であり、その範囲は多岐にわたります。企業によって事務職が担当する業務は異なるので、実際の仕事内容は応募先に確認することが大切です。

基本的に事務職はバックオフィス業務であるため、営業部門などをサポートする仕事がメインとなります。ここでは、事務職の主な仕事内容を紹介します。

2-1.　電話・メール・来客応対

社内外の電話・メールへの応対は、事務職の主な業務のひとつです。電話やメールでは、ビジネスシーンにふさわしい言葉遣いや礼儀作法が求められます。受け取った情報を担当者へ迅速かつ正確に伝えることも重要です。

来客があった際には、事務職が受付や応接室までの案内を行います。来客の有無や頻度は企業により異なるものの、急な訪問にも対応できる心構えが必要です。取引先や顧客とのやり取りでは事務職の言動が企業イメージに直結するため、場にふさわしい対応が望まれるでしょう。

2-2.　資料作成・ファイリング

営業職などの他職種から依頼を受けて、事務職が資料や書類を作成することもあります。作成する資料は見積書や請求書、社内会議用資料、クライアントへのプレゼンテーション用資料などさまざまです。

資料のデザインやレイアウトのすべてを任されることもあり、事務職の仕事の中でも、比較的自由度の高い業務であると言えるでしょう。誰が見ても一目でわかりやすい資料を作れる事務員は、あらゆる職場で貴重な存在です。

資料を日別・種類別に分けてファイリングするなど、膨大な情報を適切に管理することも事務職の仕事です。

2-3.　データ収集・データ入力

データ入力も、事務職の代表的な仕事の1つです。企業が管理する情報や、回収したアンケートの情報などを、パソコンのシステムへ入力します。単にフォーマットへの入力を行うこともあれば、自ら集計して表やグラフの作成が必要となるケースもあります。

データ入力の仕事は、基本的に難しい作業を伴わないため、パソコンを問題なく使える人であればスムーズに取り組めるでしょう。なお、顧客のプライバシーや企業秘密に関わる情報は、責任感を持って適切かつ慎重に取り扱うことが必要です。

3.　未経験者が事務職で働くメリット・大変な点は？

事務職は人気が高い仕事ではあるものの、働く中で大変に感じることもあります。未経験から事務職に挑戦する人は、メリットと大変な点を押さえた上で検討するとよいでしょう。

未経験の人が事務職で働く際のメリットと大変な点について、それぞれ紹介します。

3-1.　メリット①　勤務時間が規則的

事務職は勤務時間が固定されており、残業が少ないというメリットがあります。基本的には定時退社できるので、仕事終わりに習い事や趣味を楽しめるでしょう。

事務職の勤務時間は9時〜18時前後が一般的ではあるものの、中には希望を汲み取ってもらえるケースもあります。「出社・退社時刻を子どもの送迎に合わせたい」といった主婦の人も、事務職なら活躍できる可能性は十分にあるでしょう。

事務職は土日祝が休みの職場が多く、家族や友人と予定を合わせやすいことも魅力です。ワークライフバランスを重視する人には、プライベートの時間を確保しやすい事務職をおすすめします。

3-2.　メリット②　精神的・肉体的ストレスが少ない

事務職はイレギュラーな業務が発生しにくく、厳しいノルマなどもないので、精神的負担が少ない仕事です。やるべきことが明確にあり、タスク管理がしやすいため、キャパオーバーによるストレスも感じにくいでしょう。

接客業と異なり、事務職は不特定多数の人と会うことがないので、過度なコミュニケーションによって疲弊する心配もありません。

事務職は空調が整った快適な室内で勤務できるため、体力的に働きやすいというメリットもあります。屋外での作業や激しい肉体労働がないので、年齢や体力を気にせずに働くことが可能です。将来的に長く働きたい人にとって、事務職はおすすめの仕事といえるでしょう。

3-3.　大変な点②　仕事に慣れるまでに時間がかかる

事務職の仕事内容は企業によって大きく異なります。業界の専門用語やシステムの使い方など、最初は覚えることが多いと感じる人もいるでしょう。オフィスワーク経験者であっても、異なる業界の事務職に転職した場合は、業務を新たに覚え直さなければならないケースも多々あります。

しかし、一度仕事を覚えてしまえば自分のペースで進めていけることも、事務職の魅力の1つです。最初の1～2か月は忙しいものの、徐々に事務職の働きやすさを実感できるでしょう。

3-4.　大変な点②　業務範囲が広い

事務職の業務範囲は企業によって異なります。一般的な事務作業のほかにも社員のスケジュール管理や社内の清掃、買い出し、クレーム対応などを、事務職の仕事として任されることもあるでしょう。事務員が少ない職場であれば、抱える業務量も必然的に多くなります。

一方で、事務職未経験者であっても、慣れればすべての業務を手際よくこなせるようになる人も少なくありません。業務が多い場合は、タスクを明確にして優先順位を設けることで、要領よく仕事を進めることができるでしょう。

4.　未経験から事務職で身につくスキル

事務職として働く中で、さまざまなスキルを身につけることができます。事務職に興味のある人であれば、必要となるスキルの基本を学んでおくと、採用後もスムーズに仕事に取り組めるでしょう。

オフィスワーク未経験の人が、事務職を通して身につくスキルを3つ紹介します。

4-1.　パソコンスキル

事務職はパソコンを使って入力作業や表作成、資料作成などを行うシーンが多く、WordやExcel、PowerPointの操作スキルが身につきます。企業によっては入社前からパソコンスキルを必須条件とするケースもあるものの、難易度の高い作業は求められないことがほとんどです。

とはいえ、事務職として働く前に、基本的なパソコンの操作方法やタイピングスキルは身につけておくことをおすすめします。余裕がある人はMOS（マイクロソフトオフィススペシャリスト）の資格を取得しておくと、応募の際にアピールできるでしょう。

4-2.　ビジネスマナー

事務職は取引先や顧客といった社外の人とコンタクトを取る場面も多いので、社会で通用するビジネスマナーが身につきます。

オフィスワークが未経験の人は、ビジネスシーンにふさわしい言葉遣いなどに不安があり、事務職として働くことに不安を感じる人もいるかもしれません。しかし、初めは慣れなくても、事務職として働く中で正しいビジネスマナーを身につけることができます。

ビジネスマナーではあいさつや身だしなみといった基本的なマナーが大切です。一般常識を守れる人であれば、事務職として十分働くことができるでしょう。

4-3.　業界の専門知識

事務職は勤めた企業の業界で働くため、その業界の専門的な知識が深まります。事務職として働く中で得た業界の専門知識は、今後のキャリアに活かすことも可能です。

事務職として就職先を探す際に、自分が興味のある業界を選ぶと、より仕事にやりがいを感じることができます。

5.　事務職に向いている人の特徴2つ

オフィスワーク未経験の人は、自分が事務職に向いているのか気になる人もいるでしょう。事務職に応募する前に、自分の性格に合うか確認しておくと安心です。

ただ、今は特徴に当てはまらない人でも、働くうちに事務職への適性が得られるケースもあります。向き不向きにこだわらず、事務職に興味がある人は積極的に挑戦してみましょう。

ここでは、事務職に向いている人の特徴を2つ紹介します。

5-1.　細かい作業をコツコツできる人

事務職では数字を入力したり、情報を振り分けたりといった細かい作業が多いため、物事を継続的にコツコツできる人に向いています。正確かつ誠実に仕事ができる人は、社内からも信頼される事務員となれるでしょう。

細かな作業をやり遂げるには、集中力や責任感も合わせて必要です。「これくらいいいだろう」という大雑把な気持ちでは、一つひとつの仕事を丁寧にこなすことはできません。

5-2.　サポートすることが好きな人

事務職は、他の社員や企業の運営を陰から支える仕事であるため、サポートすることが好きな人に向いています。誰かが困っている場面では、臨機応変に対応したり、効率化を考えたりといったことも必要となるでしょう。与えられた仕事をこなすだけでなく、周囲に気配りや配慮ができる人は、事務職に向いていると言えます。

事務職はバックオフィス業務ではあるものの、他の社員と関わる場面も多いので、コミュニケーション能力が必要です。事務員の対応次第で、社内の雰囲気を明るく保つこともできます。他の社員からの指示が難しい場合にも、ただ断るだけではなく、可能な範囲で引き受けたりといった適切な対応を行いましょう。

6.　未経験の人が事務職につく方法

未経験の人が事務職に応募する場合、求人サイトから未経験歓迎の求人を探す方法や、人材派遣会社に登録する方法があります。いずれの場合も、信頼できる求人サイトや会社を選び、応募条件を確認することが大切です。

派遣の場合、未経験でも応募できる事務職求人を多数取り扱っています。就職前のカウンセリングやアフターフォロー体制など、サポート体制が整っているのも、派遣会社を利用するメリットです。

まとめ

事務職とは電話・メール応対やデータ入力、書類作成といった事務作業全般を行う仕事です。オフィスでのデスクワークが基本のためストレスが少なく、休日やプライベートの時間を確保しやすいといったメリットがあります。細かい作業やサポートが好きな人は、ぜひ事務職に挑戦してみましょう。

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