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事務のお仕事TOPICS

2022/06/10

AI時代になっても、事務職として長く働くために今するべきこと

AI(人工知能)の技術は日々進化し、人間以上に速く正確に仕事をこなすことが可能となってきています。

AIの導入が進むと人間を必要としない業務が発生するといわれています。そのひとつが一般事務職における単純作業です。

事務職の方や今後事務職を希望される方が、AIが当たり前の時代になっても必要とされる人材となるには、どんな力を身につければいいのでしょうか。今後、必要とされる知識・スキルについて解説します。

事務職の単純作業が減るといわれる理由

AIの導入によって、なぜ事務職の仕事は減るといわれるのでしょうか?

理由のひとつは、AIの処理能力の速さと正確さが人間を上回るからです。

単純作業やデータ入力といったパソコンで完結する事務作業は、AIによって自動処理が可能です。人間がやると避けられないヒューマンエラーも、AIを活用することで回避できます。

もうひとつの理由は、コストです。

人間は休息が必要ですが、AIは24時間稼働させることができます。AIが、一般事務職として働く人の3倍の時間を作業に費やせることになると、その分人員を減らせます。企業にとって、もっともコストがかかるのは人件費。事務作業をAIに代替させることは、コストカットの面で大きなメリットとなります。

AIの導入がそれほど進んでいない現在でも、事務業務のアウトソース(外部委託)によってコストカットにつなげている企業が、すでに多く存在します。AIの導入が進めば、単純作業を受け持つ人員削減の動きはさらに加速するでしょう。

AIができない仕事は?

高速で正確な処理が見込まれるAIも、以下の処理は苦手です。

・相手の意図を汲む仕事、話し合いながら進めていく仕事
・発想力やひらめきといった考える力を必要とする仕事
・電話応対など臨機応変なリアクションが求められる仕事

今後も事務職として働くために持っておきたいスキル

今後も事務職として働き続けたいなら、AIにはできない仕事への対応力を上げておきたいものです。具体的に挙げてみましょう。

1:コミュニケーション能力・協調性などのスキルを高める

相手の意図を汲み取るなど、人間の複雑な感情を前提としたコミュニケーションは、AIが最も苦手とするところです。高いコミュケーション能力を身につけ、円滑な人間関係とリーダーシップがとれる人は、今後も必要とされるはずです。

2:相手のニーズを汲み取って、形にする力を身につける

アイデアを出す。周りの人に役立つ仕事のやり方を生み出す。気配りをする。こうした「考えながら働く」姿勢が、職場で重宝される要素となります。かゆいところに手が届く対応ができる人は、AI時代になっても事務職として活躍できる可能性があります。

3:AIを活用できるようになる

事務作業は何でもAIができるようになるわけではありません。例えば、データをまとめてレポートを作成する仕事なら、集計はAIにまかせて、関係者にわかりやすく伝えるレポートは人間がまとめるといった役割分担になるでしょう。

事務作業全体のなかで、AIが担当する領域と人の力が必要な領域を切り分け、AIの作業を指示できるようになれれば、むしろ重宝されるでしょう。難しく感じるかもしれませんが、単純作業やデータ集計をAIに指示する作業は、技術の進化とともにシンプルな設定でできるようになっています。

未経験から事務職をめざす人は、今すぐチャレンジ!

現在は、AI導入は一部の企業にとどまっており、いますぐに事務職がなくなるということはありません。とはいえ、今後も事務職として働き続けたいなら、AIが当たり前になる前に、上記のスキルを身につけることをおすすめします。

事務職として長く働きたい人、未経験からチャレンジしたい人は、できるだけ早くさまざまな経験を積んだほうがいいでしょう。トッパンフォームズが運営する求人情報サイト「JOB-CUBE」には、未経験歓迎の事務職求人が数多く掲載されています。ぜひ、チェックしてみてください。

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