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事務のお仕事TOPICS

2022/01/28

事務職未経験者のためのオンライン面接・面談を成功させるコツ

派遣の登録時や求人に応募する際に、募集要項をチェックすると「面接はWebで」「面談はオンラインでも可」などと書かれていることがあります。

派遣の登録に限らず、「Skype(スカイプ)」や「Zoom(ズーム)」といったビデオ通話ツールや、自社のオンラインツールなどを活用してオンラインで面接・面談、会議を行うことはコロナ以降、一般的になりつつあります。

先方へ出向かずに自宅で面接などを受けられるのは便利な一方、経験がないと「ビデオ通話のつなぎ方がわからない」「インターネットの接続が途切れた」「途中で音が小さくなった」など、大事な場面で慌ててしまうこともあります。

この記事では、オンライン面接未経験の方に向けて、面談時のコツや気をつけたいことを紹介します。ぜひ最後までご覧ください。

Web面談、どんな準備をしたらいい?

Web面談を受けるために、まず必要なのは「インターネット環境」と「ビデオ通話ツール」です。

パソコンやスマホ・タブレットなどでインターネットに接続できる環境を用意しましょう。パソコンの場合はサービスのホームページにアクセス、スマホ・タブレットならアプリをダウンロードする形でビデオ通話ツールが使えるようになります。

スカイプやズームなどのビデオ通話ツールには基本、動作環境をテストできる機能が装備されています。もしも使うことになったら、Wi-Fi接続が遮断されない場所でテストしましょう。

家族や友人などで頼める人があればお願いしてビデオ通話を体験してみると、実際の雰囲気がわかります。スカイプやズーム以外のビデオ通話ツールを使う企業もありますので、派遣登録や求人応募をする際に、動作テストを実施しておきましょう。

オンラインで面談では目線・背景・明るさに気を配る

ビデオ通話ツールが使える環境を整えたら、オンラインならではの「気を配るポイント」を押さえておきましょう。

面接官を上から目線で見ないように、使用デバイスの設置位置を確認

顔が下を向いた状態になると、上から見下ろしているように映ってしまい、顔も暗くなる傾向があります。目線が上を向く位置にパソコンやスマホ、タブレットを設置しましょう。

家具などが映り込まない位置を選ぶ

家具や台所、洗面所など、背景に生活感のあるものが映り込まないようにするのも重要なポイントです。無地の壁を背景にできればベストです。

どうしても難しい場合は「バーチャル背景」機能を使って、自宅が映らないようにするのもいいでしょう。使う時は事前にテストしておきましょう。

明るさと音声を確認

ビデオ通話ツールで自分の映像を確認し、暗ければ照明を明るめに、音声が小さいようなら調整できるよう事前に準備しておくと当日、慌てなくて済みます。

面談開始時に「音声と映像は大丈夫ですか?」と聞いて、必要があれば調整してください。

接続が途切れたときのために、つながる電話番号を双方で交換

面談中に万一インターネット接続が途切れたときのために、電話番号を双方で交換しておくと安心です。

面接当日に気をつけたい「会話のタイムラグ」と「雑音」

環境によっては音声が追いつかず、途中で会話にタイムラグが生じることもあります。そんな時は先方にタイムラグが起こっていることを告げ、ゆっくり話すようにしましょう。

やり取りに支障が出るほどのタイムラグが発生した時は「電話に切り替えましょうか」と提案し、面談をスムーズに継続できるよう配慮しましょう。

ビデオ通話中に雑音が入り込むのも避けたいところです。なるべく静かな場所を選び、同居の家族がいる場合は音を立てないようにお願いするなどで、雑音が入らないようにしてください。

Web面談でおさえたい服装のポイント

直接対面するときと同様、話し方や身だしなみは重要です。女性はメークなどをオフィシャルなものにし、男性は髭の剃り残しなどがないよう気を配りましょう。

オンライン面談は基本、上半身しか映りませんが、全身の身なりを整えて臨んだほうが無難です。

例えば、白いシャツに明るい色のジャケットなら、顔映りがよく好印象です。ジャケットに合うボトムスを着用するといいでしょう。必ずしもスーツである必要はありませんが、ビジネスにふさわしい服装を心がけましょう。同時に、顔まわりがすっきり見える髪型を心がけてください。

まずはJOB-CUBEで登録を

トッパンフォームズ が運営する求人サイト「JOB-CUBE」では、登録時の面談はWebではなく対面で行われます。登録するとお仕事の紹介はもちろん、オフィスでの基本マナーに関する研修が受けられます。

研修は基本マナーに加え、電話応対や個人情報保護などについても学習でき、事務職未経験の方の「はじめの一歩」にふさわしい内容になっています。

このマナー研修のほか、事務職などのオフィスワークに欠かせないパソコンの基本操作を中心としたOA研修も受けられます。

応募したい求人があるという人や、これから事務職に挑戦したいという人は、「JOB-CUBE」の求人情報をご確認ください。

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