事務職に求められるパソコンスキルについて、2回にわたり解説しています。前編では基本的なパソコン操作とExcel・Wordを中心に解説しました。

後編ではPowerPointやクラウドサービス、メールソフトやコミュニケーションツールを取り上げます。

プレゼンテーションソフトPowerPoint

プレゼンテーションソフトのPowerPointは、前編でご紹介したExcelやWordとともに、Microsoft Officeで使用頻度が高いソフトです。お客様に対する提案資料の作成などでよく使われています。

PowerPointも、アニメーションやデザインなど機能はかなり豊富です。しかし事務職で活用する場合は、ビジュアルやデザインに凝った資料を作る必要はなく、基本的にシンプルで見やすい資料を作れれば問題ありません。

最近では、Microsoft Officeに近い機能を持つ、GoogleのWebアプリケーションを使う企業も増えてきています。それぞれ以下のアプリケーションが対応しています。

・Excel：Googleスプレッドシート
・Word：Googleドキュメント
・PowerPoint：Googleスライド

いずれもブラウザで使うことができ、クラウド上でデータを共有できるのが特徴です。操作自体はMicrosoft Officeとさほど変わりませんので、余裕があれば慣れておくといいでしょう。

クラウドストレージ

ファイル管理で最近よく使われているクラウドストレージ。文書ファイルや画像、動画などさまざまなデータを、インターネット上のクラウドに保存できるサービスのことです。

情報流出の問題から、従来のようにデータをメールに添付して送る方法は使用頻度が減ってきています。代わりに、クラウドストレージ上でファイル管理を行うことが主流になっているのです。

クラウドストレージの中でよく使われているのが、Googleドライブです。共有機能があり、複数のデバイスから共有ファイルにアクセスできるため、データのやり取りが非常にスムーズで重宝されています。最近は企業でも多く活用されていますので、基本的な使い方を覚えておいたほうがいいでしょう。

メールソフト、コミュニケーションツール

LINEやチャットに慣れている若者は、メールを使わない傾向にあるようです。しかし、ビジネスシーンではメールのやり取りが欠かせません。

スキル面ではメールの送受信ができれば大丈夫です。ビジネスメールといっても、ある程度ひな形があるので、作成にあたってはさほど難しいことはありません。ただ、企業によって使用するメールソフトが違うため、業務が始まったら早いうちに機能やボタンの位置を覚える必要があります。

コロナ禍によるテレワークの普及で、SkypeやZoomのようなチャット・通話・会議ツールを使う企業が増えてきました。簡単な設定や通話、チャットなどの基本的な操作はある程度できるようにしておきましょう。

TOPPANエッジの研修を使ってスキルアップ！

これまで見てきたように、時代の変化とともに求められるパソコンスキルは変わってきています。自分に足りない点がみつかると、不安になるかもしれません。

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事務の仕事をするにあたって、パソコンスキルは必須です。ご自身で現在のパソコンスキルを確認してみて、足りないところがあったら積極的に研修などで学ぶことをおすすめします。

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