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事務のお仕事TOPICS

2023/01/20

実はDXの第一歩「スキャニング」 仕事の目的&中身を徹底解説

事務職の仕事には、電話応対やデータ入力だけでなく、書類の「スキャニング」が含まれることもあります。スキャニングの作業自体は単純ですが、実はDX(デジタルトランスフォーメーション)に欠かせない、重要な仕事なのです。

今回はスキャニングの目的とメリット・デメリット、作業の注意点を詳しく解説します。ぜひ最後までご覧ください。

1. スキャニングとは

スキャニングとは、紙の書類や写真などをデジタルデータに変換することです。スキャナーを用いて紙の情報を読み取り、電子化します。スキャニングする書類は請求書・見積書・契約書、図面、マニュアルなどさまざまです。

スキャニングは、ただデータを読み込むだけではありません。正しくスキャニングを行うためには、手順を追って丁寧に作業していくことが大切です。

以下に、代表的なスキャニングの手順を示します。

①スキャンする書類の準備

ホッチキスやクリップ、付箋などを外し、破れや折れを補修します。あわせて書類の枚数や順番を確認します。

②スキャニング作業

スキャナーで取り込み、正しくスキャニングできているかを確認します。

③検索インデックスの設定

検索性を持たせるために、検索インデックスを設定します。

④デジタルデータの保存

ファイル名や電子署名を設定し、適切な場所に保存します。

⑤原本の保存または処分

読み込んだ原本は、必要に応じて保存または廃棄します。保存する書類は一か所にまとめ、原本とデジタルデータの重複を防ぎましょう。

1-1. スキャニングを行う目的

スキャニングは、DXを進める上で欠かせない作業です。DXとはAI技術やデータを活用して新ビジネスの開拓や業務改善、企業文化の変革などを実現し、企業の競争優位性を確立することを言います。

情報化社会の加速に加え、経済産業省がDX化を推進していることもあり、「DX化に踏み切りたい」と考える企業は少なくありません。このDX化の第一歩となるのが、実はスキャニングです。スキャニングによって膨大なデータを一括で管理できるようになれば、社内のさまざまな作業やデータの共有がスムーズに進み、企業革新が大きく進むでしょう。

スキャニングにはコツが必要となるものの、難易度は高くありません。事務職が未経験の人でも比較的早い段階でマスターできます。他職種から事務職へ転職したい人も、ぜひスキャニングのスキルを身につけてくださいね。

2. スキャニングのメリット

スキャニングがDX化の第一歩であることはお伝えしましたが、事務職として働く中で、具体的にどのようなメリットが感じられるのか、気になる方も多いでしょう。ここでは、スキャニングを行うメリットを3つ紹介します。

2-1. 業務効率化が進む

スキャニングによってデータを電子化すれば、書類管理にかかわる手間や時間を大幅にカットできます。事務職によくあるコピー作業や、それに伴うファイリングやラベル分けといった業務が削減できるでしょう。デジタルデータは検索性が高いので、欲しい資料が瞬時に見つかります。

資料探しにかかる時間は1日約13.5分とも言われており、1年間に換算すると約54時間となります。資料を探すために席を立ったり、また元の場所に戻したりという無駄な時間がなくなれば、残業も少なくなるでしょう。紙の資料でデスクがごちゃごちゃになり、業務に集中できないといったことも防げます。

デスクワークが多い事務職にとって、スキャニングは業務効率化と生産性向上のために有効な手段といえますね。

2-2. 社内での情報共有がスムーズになる

デジタルデータのメリットは、いつでも・どこでも閲覧できることです。場所の制約がなくなるので、営業先や他支店など離れた場所で仕事をしている社員にも、すぐに資料を提供できます。

テレワーク推進の面でも、スキャニングによるデータの電子化は欠かせません。在宅勤務の社員が資料を確認するために出社したり、会社から資料を持ち帰ったりといったトラブルがなくなります。スキャニングと同時にペーパーレス化が進めば、書類の郵送や押印作業もなくなり、事務職の負担も軽減します。

2-3. セキュリティが強化できる

スキャニングによって電子化した情報は、パスワード・暗号化の設定や、アクセス権限の付与が行えるので、セキュリティが向上します。デジタルデータは破損や紛失、劣化のリスクが少なく、長期間の保管にも最適です。

デジタルデータはパソコンで一元管理できるので、紙の書類でよくある「保管場所に戻したはず」「保管キャビネットに鍵をかけたはず」といった、思い込みによるトラブルも回避できます。バックアップを行っていれば分散管理も可能となり、災害などの不慮の事故に見舞われた際も、貴重なデータを復旧することが可能です。

3. スキャニングのデメリット

メリットの多いスキャニングですが、進め方を間違えれば途中で挫折する可能性もあります。ここでは、スキャニング業務のデメリットを紹介します。みなさんは指示を受けてスキャニング作業にあたることが多いと思いますので、内容が理解できれば大丈夫です。

3-1. スキャニングには時間と手間がかかる

スキャニングには原本の用意から仕分け、画像確認、仕様の設定、ファイル名の設定、フォルダ分けなど多くの工程が必要となります。また、ホッチキスやクリップを外すといった地道な作業を続けなければなりません。

スキャニングを雑にしてしまうと、「見開き部分が暗い」「文字が歪んでいる」などの問題が生じ、「紙の書類のほうがよい」と感じてしまう可能性もあります。一つひとつの作業を丁寧に行わなければならないため、事務職にスキャニングが一任される場合は、勤務時間の大半を費やすことも考えられるでしょう。正確かつ迅速にスキャニングを行えるようになるまでは、時間と経験が必要です。

3-2. データの運用に慣れるまで大変

多くの場合は、事務職の業務にスキャニングが含まれるため、自分自身でスキャニングや情報管理の知識を習得しなくてはなりません。IT知識の乏しい社員に対して閲覧方法を説明したり、事務職全員でスキャニングのノウハウを共有したりと、デジタルデータの運用に慣れるまでは多忙な日々が続くでしょう。

スキャニングの専門的な技術と知識を身につけたい人は、「文書情報管理士」の資格取得をめざすこともオススメです。文書情報管理士は、書類の最適な電子保存方法を理解していることを示す資格であり、スキャニングに関する知識はもちろん、デジタルデータの安全な保管方法も学べます。事務職としてもスキルアップに役立つ資格なので、興味のある方はぜひ挑戦してみてくださいね。

3-3. システムやネットワーク環境に依存する

電子化した文書は、自社サーバーやクラウドなどで保管するため、ネットワーク環境の状態が悪ければ閲覧できない可能性もあります。また、デジタルデータの導入に伴い、インターネットを介した作業が多くなるので、現在のネット環境で対応できるかという点も考慮しなくてはなりません。システム障害に備え、定期的にバックアップを取るなどの対策も必要です。

システムやネットワーク環境への対策は、システムエンジニアが対応するケースが多いでしょう。とはいえ、日頃のデータ管理は事務職が行うため、一定の知識を習得するに越したことはありません。

4. スキャニング作業の注意点

スキャニングのメリットを活かし、安全に運用するためには、いくつかの注意点があります。ここでは、事務職が理解しておきたいスキャニング作業の注意点を紹介するので、参考にしてください。

4-1. サイズ、解像度、カラーを決める

電子化する文書の種類や各種ガイドラインに従って、サイズやカラー形式を決めましょう。解像度が高いほど鮮明になるものの、データ容量も大きくなるので注意が必要です。

「電子帳簿保存法」では、契約書や納品書といった重要書類の保存形式を「解像度200dpi/赤・緑・青が256階調以上(24ビットカラー)」と推奨しています。見積書や注文書などの一般書類に関しては、解像度200dpiの白黒階調(グレースケール)も認められています。

4-2. ファイル形式を決める

社員が使用する端末はパソコン、スマートフォン、タブレットなどさまざまです。どのような端末でも閲覧が可能で、原稿の特徴に適したファイル形式を選びましょう。

以下で、スキャニングで用いられる一般的なファイル形式を紹介します。

◆PDF(Portable Document Format)

文書に適したファイル形式で、ファイル名の後に付く拡張子は「.pdf」です。デバイスに関係なく、同じように表示できます。読み取りには「Adobe Reader」など、PDFを閲覧できるソフトが必要です。

◆JPEG(Joint Photographic Experts Group)

一般的な画像ファイル形式で、拡張子は「.jpg」や「.jpeg」が使われます。高画質な画像でも容量を抑えて保存でき、保存後も加工しやすいです。圧縮後のデータから圧縮前のデータを復元できない「非可逆圧縮形式」のため、保存するたびに画質が劣化します。

◆TIFF(Tagged Image File Format)

画像ファイル形式のひとつで、拡張子は「.tif」や「.tiff」が使われます。JPEGと違い「可逆圧縮形式」なので、保存しても画質は劣化しません。カラーはファイル容量が大きいため、モノクロデータに適しています。

4-3. 原稿を正しくセットする

データを読みやすく、かつ効率よくスキャンするためには、いくつかのコツがあります。下記を参照しながら、スキャニングによくある歪みやブレを防ぎましょう。

・折り目を伸ばす
・破損部分は補修する
・紙が薄い場合は、黒い台紙をセットして裏写りを防ぐ
・書籍の場合は、背表紙の部分を押さえて隙間をなくす
・スキャナに対して垂直・水平に書類を置く

スキャンしたデータはその都度確認し、正しく読み取れているかを確認してください。

4-4. セキュリティ対策を徹底する

パソコンに保存したデータは、サイバー攻撃やUSBの持ち出しによる情報漏洩の恐れがあります。セキュリティ対策としてファイルの暗号化、電子署名の付与、生体認証の導入などを検討することは必須です。また、複合機は不正アクセスに強いものを選びましょう。

事務職としても情報セキュリティ意識の向上をめざし、企業が策定した情報セキュリティポリシーや、USBなどの持ち出しに関するルールは必ず守りましょう。もし何らかの対策が取られていない場合は、上司やセキュリティ担当者に掛け合うこともオススメです。

事務職のお仕事探しは、トッパンフォームズ「JOB-CUBE」で

スキャニングとは、紙の書類を読み取りデジタルデータに変換することです。業務効率化に大きく貢献するDXの第一歩であり、事務職としてもスキャニングのスキルを身につけることで活躍の場が広がると期待できます。

スキャニングでは、電子化の仕様を決めて、全社員が見やすい形式に設定する必要があります。一方で、サイバー攻撃を受けるリスクもあるため、セキュリティ対策を徹底することも重要です。

トッパンフォームズの「JOB-CUBE」では、スキャニングも含む事務職求人をご紹介しています。事務職としてスキルアップをめざしたい方、事務職への転職を検討中の方は、ぜひトッパンフォームズの「JOB-CUBE」にご相談ください。

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