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事務のお仕事TOPICS

2022/12/09

データ入力の仕事を深掘り!仕事の魅力は?スキルアップの方法は?

事務職と聞いて、パソコンや専用端末にデータを打ち込む「データ入力」の仕事を思い浮かべる人は多いでしょう。データ入力にはさまざまな種類の業務があるうえに、多くの人が「働きたい」と感じる魅力的なメリットもあります。

この記事では、データ入力の仕事内容と業務の種類を詳しく解説。仕事の魅力とメリット、大変な点と対処法、最低限必要なスキルなど、データ入力の仕事をさまざまな視点で紹介します。

1. 【事務派遣】データ入力の仕事内容

データ入力とは、主に紙媒体の情報を、PC上のソフトや専用端末に打ち込んでデータ化する仕事です。具体的には、売上情報をExcelのフォーマットに入力したり、契約内容を専用端末に登録したりします。数字のみ、数字と文字など、入力内容は職場によってさまざまです。

下記に、データ入力の仕事内容の一例を紹介します。

・アンケートの手書き内容の文字起こし
・会議やセミナーの音声データの文字起こし
・名刺の氏名・住所・電話番号などの入力
・顧客の氏名・住所・誕生日などの入力
・従業員の氏名・住所・マイナンバーなどの入力
・チケットや整理券の番号の入力
・チケットの予約に関する氏名・金額・対応状況などの入力
・領収書や請求書の金額の入力
・健康診断の検査結果の入力
・社員の勤怠データの作成
・インターネット上の検索結果の入力

いずれの場合も、入力する内容は比較的簡単で、専門的な知識は必要ないことがほとんどです。

勤務先によっても、業務や派遣期間の傾向が異なります。下記に、官公庁と民間企業における、それぞれのデータ入力の求人傾向を紹介します。

◆官公庁のデータ入力求人

年末調整や各種申請書類など、重要性の高い情報を扱うデータ入力が中心です。年末などの繁忙期には、短期案件が増えることもあります。駅チカなどの好立地で、通勤しやすい職場が多いことも特徴です。

◆民間企業のデータ入力求人

顧客データや、自社商品・サービスに関する情報、社員情報など、データ入力の内容は多岐にわたります。近年では、在宅でできるデータ入力の仕事も増えています。

2. データ入力の業務の種類

データ入力には、主に3つの働き方があります。自分の性格や将来的に就きたい仕事を踏まえて、自分に合ったデータ入力の仕事を選びましょう。

働きたいデータ入力のイメージを派遣会社に伝えられれば、希望に近い仕事を紹介してもらえますよ。

2-1. データ入力のみの業務

データ入力だけを行う仕事です。求人には「電話対応なし」などの記載があり、基本的にデータ入力以外の業務はありません。

自分のデスクで、細かい文字や数字をひとつずつ入力していきます。多くの情報を速く正確に入力しなければならないので、集中力が必要です。スタッフ同士の関わりは少なく、一人でコツコツと作業したい人に向いています。

対人業務がないので、勤務日数や勤務時間の希望も通りやすいでしょう。データ入力業務に集中したい人、タイピングが得意な人におすすめです。

2-2. 事務作業+データ入力業務

データ入力業務のほかにファイリングや電話・メール対応、受付や来客応対、書類作成などの一般事務業務を含む仕事もあります。

事務業務とデータ入力の比率は、職場により異なります。事務業務が少ない場合は、基本的にはデータ入力に従事。必要に応じて電話対応や来客応対などの事務業務が発生します。

事務業務が多い場合、最初はデータ入力やファイリングといった簡単な仕事から任されるケースが一般的です。将来的には、ExcelやPowerPointを用いた資料作成や、スタッフ管理作業など、幅広い業務を任される可能性もあるでしょう。職場によっては、社内外の人とやり取りをする場面もあり、ビジネスマナーも磨かれます。

ゆくゆくはデータ入力以外の仕事にもチャレンジしたい人や、一般事務スキルを身につけたい人におすすめです。

2-3. 電話対応+データ入力業務

オペレーターとして顧客と電話でやり取りをしながら、話した内容についてデータ入力を行う仕事です。打ち込む内容は、主に問い合わせやクレームの内容など。求人情報には、「カスタマーセンター業務」「コールセンターの受付」といった記載があります。

多くの職場では研修制度が整っています。電話対応マニュアルも用意されているので、オペレーター業務が初めての人でも安心です。受電だけでなく、テレアポなどの発信(営業)業務が含まれる仕事もあるので、詳細は求人情報を確認しましょう。

電話対応を行う中で、ヒアリング力や接客スキルも身につきます。ビジネススキルを磨きたい人や、人と関わる仕事がしたい人におすすめです。

3. データ入力のメリット

データ入力は事務派遣の中でも、特に人気が高い仕事です。他業種から転職する人や、子育てがひと段落してデータ入力の仕事を始める人も少なくありません。

多くの人に選ばれる、データ入力の魅力は何でしょうか? ここでは、3つのメリットを紹介します。

3-1. 事務職未経験でも始めやすい

データ入力は、オフィスワークデビューにぴったりの仕事です。決められたフォーマットや専用ソフトに文字や数字を入力するだけなので、高度なPCスキルは必要ありません。ほとんどのデータ入力の仕事は、特別な経験や資格がなくても応募できます。

実際に、派遣でも「未経験歓迎」「ブランクOK」といったデータ入力の求人は多く、一般事務や営業事務に比べて、オフィスワークデビューのハードルが低くなっています。また、データ入力では働きながらPCスキルを身につけられるので、未経験の人が事務スキルを磨くという点でもおすすめです。

3-2. 自分のペースで仕事ができる

データ入力はシンプルなルーティン作業が多いので、最初にマニュアルを覚えてしまえば、自分のペースで仕事を進められます。

データ入力の仕事は個人で完結するので、ほかの社員に仕事を頼まれたり、誰かとチームになって仕事をしたりすることも滅多にありません。周囲に振り回されずに、淡々と仕事に取り組めるのは、データ入力ならではの魅力です。

一般事務と比べても人間関係に悩まされることが少ないので、コミュニケーション能力に自信がない人や、雑談が苦手な人でもストレスを感じにくいでしょう。

3-3. プライベートと両立しやすい

データ入力の仕事は残業が少なく、プライベートと両立しやすいのも特徴のひとつです。仕事終わりには趣味を楽しんだり、資格の勉強に取り組んだりと、有意義な時間を過ごせます。家事や育児の時間もたっぷり取れるので、子育て中の主夫・主婦も働きやすい仕事です。

在宅勤務が可能なデータ入力の求人も多いので、小さな子どもがいる主婦の人や、自宅で介護をしている人も、気軽に仕事を始められます。ワークライフバランスを重視する人にとって、データ入力はオススメの仕事といえるでしょう。

4. データ入力の大変な点と対処法

魅力の多いデータ入力の仕事ですが、大変なこともあります。負担を感じにくくするためには、対処法を知っておくと安心です。

ここでは、実際にデータ入力で働いた人が感じた「データ入力の大変な点」と、その対処法について紹介します。

4-1. 肩こり・眼精疲労などの身体疲労

データ入力は長時間座りながらパソコンを見続けるので、身体が疲労しやすくなります。デスクワークにつきものともいえる、肩こり・腰痛・腱鞘炎・眼精疲労といったトラブルに悩まされる人は多いでしょう。

このような身体疲労を軽減するには、日頃から身体を動かすなど、血行をよくするための習慣を取り入れることが効果的です。

◆ストレッチを習慣にする

固まった筋肉をほぐすと、血流がよくなり、疲れが取れやすくなります。下記に、座りながらできるストレッチを紹介するので、ぜひデータ入力の合間に行ってくださいね。

肩のストレッチ
①右手をまっすぐ上げて肘を曲げ、背中側に手を下ろし、左の肩甲骨を触る。
②左手で右の肘をつかみ、左側へ引き寄せて伸ばす。20秒キープ。反対側も同様に。

腰回りのストレッチ
①椅子に座り、右の足首を左の膝上に乗せる。
②顔を正面に向けて、上半身を前に倒す。20秒キープ。反対側も同様に。

◆ホットアイマスクや蒸しタオルで目を温める

目を温めることにより、血行促進効果やリラックス効果が期待できます。使い捨てのアイマスクは手軽で簡単ですが、コスパが気になる方は繰り返し使えるタイプがオススメ。また、休憩時間や帰宅後はスマートフォンの使用を控えるなど、目を休める時間を作ることも大切です。

◆デスク周辺の環境を整える

身体への負担を軽くするためには、正しい姿勢で座ることが大切です。下記のチェック項目を参考にして、デスクや椅子の高さを調整してくださいね。

・膝は90度に曲がり、足裏全体が床につく
・深く座り、背筋を伸ばす
・肘は90~120度に曲がっている
・PC画面は目線よりやや下

4-2. ルーティンワークが単調で辛い

データ入力の仕事は同じ作業の繰り返しになるので、淡々とした仕事に飽きてしまう人もいます。毎日の業務に代わり映えがなく、モチベーションの維持が難しくなることもあるでしょう。

一方で、「仕事に没頭できる」「集中できるので気分転換になる」など、データ入力の定型化した作業をメリットとしてとらえる人も少なくありません。

データ入力でのルーティンワークが辛い場合には、下記の対処法を試してみてください。

◆効率化に取り組み、作業スピードを早める

入力する順番や資料の並べ方を変えるといった工夫をして、作業効率アップをめざしましょう。自分の中で「30分で10件打ち込む」などの目標を立てると達成感を得やすく、モチベーションアップにつながります。

◆仕事の後に楽しみを作る

仕事の後にスイーツを食べる、給料日に欲しい服を買うなど、自分へのご褒美を用意すると、ルーティンワークも積極的にこなせるでしょう。ささやかな楽しみを用意して、データ入力の仕事を楽しんでくださいね。

5. データ入力に最低限必要なスキル&スキルアップの方法

データ入力は特別なスキルが必要な仕事ではないものの、いくつかの条件を満たしておくと、業務にもスムーズに取り組めます。いずれにしても、高度なスキルが必要になるわけではないので、これから習得することも十分可能です。

ここでは、データ入力に最低限必要なスキルと、スキルアップの方法を解説します。

5-1. タイピングスキル

データ入力はパソコンの画面に入力していく仕事なので、一定のタイピングスキルが必要です。「両手を使ってキーボードを打てる」「テンキー入力ができる」ことがポイントとなります。

キーボードを見ずに文字入力を行う「タッチタイピング」ができる人であれば、データ入力の仕事も難なく取り組めるでしょう。

データ入力では正確性とスピード感が求められます。タイピング練習サイトで、自分のタイピングスピードを確認しておくとよいでしょう。

5-2. オフィスソフトの操作スキル

企業によってはデータ入力でExcelやWordを使用します。難しい作業は求められないものの、ファイルの開き方やセルへの入力方法、保存の仕方といった基本操作は理解しておく必要があるでしょう。Excelの使用経験がない人は、データ入力の仕事を始める前に、一度使ってみることをおすすめします。

Excelの関数やデータ抽出などのスキルがあれば、業務効率化も図れます。オフィスソフトの操作スキルはさまざまな職種で役立つので、いずれキャリアアップをめざす人は、ぜひ習得しておきましょう。

5-3. 派遣会社の研修・セミナーに参加してスキルアップ!

派遣会社では、オフィスワーク初心者の人へ向けて、さまざまな研修やセミナーを開催しています。派遣社員として働く方は、ぜひ活用しましょう。

トッパンフォームズでは教育支援制度として、PCスキルやビジネスマナーなどの多彩な研修・セミナーを開催しています。Word・Excel・PowerPoint・Accessでは基礎コースと応用コースを用意しており、自分のレベルに合わせてスキルアップをめざすことが可能です。PC初心者の方も1つずつ操作を覚えていけるので、安心してデータ入力の仕事を始められます。

トッパンフォームズの「JOB-CUBE」では、官公庁や金融機関などのデータ入力・事務職の求人を豊富に掲載しています。異業種からの転職やオフィスワークデビューも丁寧にサポートするので、事務職に興味のある方は、ぜひトッパンフォームズの「JOB-CUBE」にご相談ください。

まとめ

データ入力は、主に紙媒体の情報を、パソコンのフォーマットや専用端末に入力する仕事です。「データ入力のみ」「事務作業+データ入力」「電話対応+データ入力」など、業務内容は職場によって異なります。

データ入力は、未経験でも始めやすく、自分のペースで仕事をできるのがメリットです。一方、肩こりや眼精疲労に悩まされる人も多いので、ストレッチなどを取り入れてモチベーションを高めましょう。

データ入力は、タイピングスキルとPC操作が必要な仕事です。トッパンフォームズでは、ExcelやWordのPCスキルなど、事務職に役立つ研修を豊富に用意しています。データ入力をはじめ、事務職への転職・就職を考えている方は、ぜひトッパンフォームズの「JOB-CUBE」をご利用ください。

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