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事務のお仕事TOPICS

2022/03/04

未経験からはじめる事務職・身につけておきたい3つの基本スキル

「事務職に必要とされるスキル、自分は身についているのかな?」

未経験から事務職をやってみたい方が、まず不安に思うことではないでしょうか。では、そもそも求められる「基本スキル」とは?

この記事では、事務職をめざす方に必要なスキルを、3つに絞ってご紹介します。これから事務職を始めたい方は、ぜひ参考にしてください。

基本スキルその1:社会人としてのビジネスマナー

業務内容が多岐にわたる一般事務で、まず求められるのはビジネスマナーです。職場では年齢、性別、立場が異なる社員が一緒に働いています。ビジネスマナーを身につけることで、そういった多様な人とのコミュニケーションが円滑になり、よい人間関係が築くことができます。

ビジネスマナーの基本は、挨拶・応対・身だしなみです。具体的には以下の点に配慮しましょう。

・明るく、はきはきと、気持ちのよい挨拶や応対ができる。
・職場や職種にふさわしい服装・メイクができる。
・出勤時間や締め切り時間をきちんと守る。

いずれも当たり前のようですが、職場では身についていることが求められる大事なスキルです。特に初出勤の日は、気持ちのよいスタートを切るためにも、基本的なビジネスマナーをおさらいしてから出勤するようにしましょう。

基本スキルその2: PCスキル

事務職はデスクワークが基本です。多くの求人で、パソコン操作は必須とされています。「できる」といえる基本的なレベルは以下となります。

・マウス操作ができ、キーボードを見ずに文字入力できる。
・メールソフトをつかって、メールでのやり取りができる。
・オフィスソフト(ワード・エクセル)をつかって書面や表の作成ができる。

オフィスソフトの操作スキルについては、初級・中級・上級レベルがあります。

「JOB-CUBE」のお仕事では、ソフト間の連携操作ができる、マクロ操作ができるといった上級レベルが求められることはさほどありません。初級レベルが身についていれば、充分対応できるでしょう。

操作法だけでなく、「PCやスマートフォンを使って業務に関する情報をSNSにアップしない」「送信した人がわからないメールの添付ファイルを開かない」など、ITリテラシーも必要となります。

基本スキルその3:コミュニケーション能力

事務職といえども、ひとりで黙々とPCに向かっているだけではありません。就業先では、仕事に関わる周囲の方々と円滑にやりとりを行う必要があります。そのために欠かせないのがコミュニケーション能力です。

・自分から挨拶ができる。
・仕事の「報告・連絡・相談」ができる。
・話を聞いて、求められていることを把握できる。
・仕事の重要度、緊急度を理解できる。

わからないことをすぐに確認・相談できる。

上記のような力は、当たり前と思われがちですが、できる人とできない人で仕事の効率が大きく変わってきます。入社してからしばらくは、業務に関する知識・スキルが十分でなかったとしても、コミュニケーション能力でカバーできるケースがあるほど大切なスキルです。

コミュニケーションは、職場の雰囲気をよくしたり、オーダーに応えたりするだけではありません。「いつまでに、こうしていただければ幸いです」「お手数ですが、ご返信をいただけますでしょうか」など、状況に応じて相手にしてほしいアクションをしっかり伝えるのも大事な能力です。

JOB-CUBE」なら未経験でも安心して仕事を始められます!

事務職における基本的なスキルについてご理解いただけましたか? 

とくにPCスキルについては、「私は身についていないかも」と不安になった方もいるかもしれません。そんな方は、「JOB-CUBE」に掲載されている未経験歓迎求人をチェックしてみてください。トッパンフォームズは、未経験から事務職を始める方に対して、さまざまな研修やセミナーを用意しています。

PC操作に自信のない人には、オフィスワークに欠かせないパソコン操作が身につく研修を受けることができます。企業ニーズの高いワード・エクセル・パワーポイントの基本を学べるトレーニングコースはセルフラーニング形式で、自分のペースで学習することができます。

これらに加えて、ビジネスマナー研修も無料で提供しています。社会人経験がある方も、基本的なマナーや接遇をあらためて確認することで、安心して仕事をスタートすることができます。

「オフィスワークは初めてだから…」と諦めず、お気軽にご相談ください。これから仕事を始めるにあたって不安なことを丁寧にヒアリングさせていただき、おすすめの求人があれば、ご案内いたします。「JOB-CUBE」で、事務職デビューを実現させてみませんか?

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