事務職としてスキルアップするために欠かせないのが、高い事務処理能力です。事務処理のスピードが上がると仕事の効率が上がり、ひいては自分の評価を高められます。

事務処理能力が高い人は、どんな働き方をしているのでしょうか？今回は、事務処理能力の高い人が実践している効率のよい仕事術をご紹介します。

そもそも事務処理能力とは？

事務処理能力とは書類の作成やデータ入力、数字の計算といった、デスクワークにおける事務処理を行う能力のことです。現在の事務処理はPCやデジタルツールを用いて行うことがほとんどのため、これらを使いこなす能力も事務処理能力といえます。

どの業界や組織でも、事務業務は欠かせません。事務処理能力が高ければ、どんな職場でも活かせます。ビジネススキルとしてアピールできれば、より条件のいい仕事にステップアップできるようになります。

事務処理能力が高い人の特徴

事務処理能力の高い人には共通する特徴があります。具体的に見ていきましょう。

①PCのデスクトップや周囲の整理整頓ができている

事務処理能力の高い人は、常に身の回りの整理整頓ができています。事務作業の際に必要なものをすぐに取り出せるようにしており、PC上で必要なアプリケーションをすぐに開ける環境を整えています。「探す」というムダな時間を減らせれば、おのずと業務効率は高まります。

②効率化の工夫をしている

事務処理能力の高い人は、どんな業務でも「もっと簡単になるはず」「もっとスムーズな方法があるはず」と、常に効率化を考えています。前任者のやり方をそのまま引き継いでも、業務フローを見直すなど、自発的に工夫を加えているのです。

③過去に行った業務を参考にしている

例えばWordやExcelで書類を作成する場合、事務処理能力の高い人はゼロから作ることはありません。テンプレート（ひな形）を活用したり、類似の書類を引用したりするなど、スムーズに作る方法を確立しています

④チェックリストやTO DOリストを作成している

事務作業には定期的に繰り返される作業が多くあります。事務処理能力の高い人は、チェックリストやto doリストなどを作成して、ミスを避けるようにしています。

事務処理能力を高める「効率のよい働き方」

事務処理能力の高い人の特徴から、効率よく働くためのコツが見えてきました。以下で4つご紹介します。

①優先順位をつけてから取り組む

手当たり次第に作業を始めるのではなく、まず業務の全体像を把握することが大切です。作業内容をリストアップしておき、優先順位を正しくつけてから業務に取りかかりましょう。

②目標を明確にする

丁寧に仕事をするのは大事なことですが、時間がかかりすぎてはいけません。作業終了の目標時間を「朝11時まで」などと具体的に決めることで、集中力がアップして時間短縮につながります。

③常に効率・時短を考える

惰性で続けている作業の中にムダなものはありませんか？自分の業務を棚卸しして、一つひとつの作業について重要度や必要性を見直してみましょう。

ムダを省いたり、できるだけ省略したりして、時間短縮できるところを見極めることで、より効率よく働けるようになります。

PCにおいては、ショートカットキーなど業務効率化に使える機能を積極的にマスターしましょう。

④類似業務をまとめて行う

データ入力や文書作成など同じ系統の仕事は、まとめて行うようにしましょう。同じアプリケーションやソフトを使う仕事は、ひとまとめにすることで時間のロスを減らせます。

事務処理能力を上げてスキルアップ！

いかがでしたか？事務処理能力の高い人は、漫然と作業をするのではなく、目標が明確で効率アップのためにさまざまな工夫をしていることがおわかりいただけたと思います。

事務職のスキルアップに、事務処理能力の向上は欠かせません。普段から意識して、日々の業務に臨んでみましょう。

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