企業が自社の事務部門やバックオフィス業務などを外部パートナーに委託する、BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）。TOPPANエッジの強みの一つであり、導入した官公庁・自治体や企業からも好評をいただいているサービスです。

今回は、TOPPANエッジのBPOを導入したことによって、課題解決につながった自治体の事例をレポート。実際にTOPPANエッジのスタッフがどう関わったかを含めて、紹介します。

自治体BPOの十分な実績を買われて

今回紹介するのは、大分市役所市民税課でのBPO導入例です。

市民税課には、市民税の税額を決める「当初課税業務」があります。1～3月に各事業所から給与報告書が届くと、4・5月で控除額やその他の所得などを合算して市民税を算定し、5・6月ごろに確定税額を通知するのが通常の流れです。

特に4・5月は最繁忙期で、全国どの自治体でも担当職員は時間外勤務に追われます。大分市の市民税課でも100時間を超える時間外勤務が発生。その影響によるヒューマンエラーの誘発や、臨時の人員確保といった担当者の負担の大きさは、市でも課題となっていました。

そこで一部業務の民間委託が検討され、選ばれたのがTOPPANエッジ。他市ですでに十分な実績をあげていることはもちろん、個人情報保護に対する意識が非常に高く、目的実現に対する熱意の高さを認められたのが、選ばれた要因となりました。

実際にどんな仕事をしたのか

今回のBPOで請け負った作業内容は以下の通りです。主に大分市役所の庁舎内にTOPPANエッジのスタッフが出向き、一連の作業を行いました。

①市庁舎に郵送もしくは窓口に届けられた、課税対象者や事業所・年金事務所からの書類の受領・開封・仕分け
②書類の点検・補記
③不明点などがある場合の電話問い合わせ
④書類のスキャニングまたはデータ入力
⑤原票保管
⑥データ化
⑦データチェック
⑧データの納品

課題解決を導き、市民サービス向上に貢献

市の職員を中心に上記の作業をすべてこなしていたBPO導入前は、「どうしようもない」と受け入れていた長時間残業。TOPPANエッジのBPOを採用した結果、時間外労働は当初の目標3割減をはるかに上回る5割減に。有給休暇の取得率もあがりました。

BPO採用にあたっては業務の棚卸しを実施。作業手順を統一し、マニュアル化を実施することで、作業者間での業務のばらつきがなくなりました。人員数の適正配置や、作業者の特性に合わせたフレキシブルなチーム分けなども行われ、業務の効率化を実現できました。

業務のマニュアル化でスタッフも安心

BPOの利点は、マニュアル作成も委託できるところ。今回、TOPPANエッジが大分市の担当者と共同で作成したマニュアルは好評。初めて市税業務にあたるTOPPANエッジのスタッフも安心して働ける、心強い味方となりました。

また、TOPPANエッジのスタッフが行った、申請書類に間違いがないかのチェック作業。これが大いに効果をあげ、書類不備により発生する追徴課税が激減しました。チェック機能の強化が適正な納税の実現に貢献したと、高評価をいただいています。

時間外勤務の50％削減、申請書類ミスの早期発見、業務効率化…。

BPOの導入によって、目標としていた「適正な課税および働き方改革の推進」へつながった、大分市の事例を紹介しました。

住民サービスの向上に貢献できるBPOのお仕事はやりがいに満ちています。ご興味をもたれた方は、BPO求人を多数掲載中の「JOB-CUBE」求人情報をぜひチェックしてみてください。