事務職では日頃業務でどのようなことを評価されるのか、気になる方は多いでしょう。

何となく事務処理能力やコミュニケーション能力が重視されるかと思いながら、はっきりした評価基準がわからず、モヤモヤしていませんか。

そこで今回の記事では、事務職の一般的に評価されるポイントについて紹介します。普段の業務で大切にするポイントの参考にしてください。

事務職の評価基準が分かりにくい理由

事務職の評価基準が分かりにくい理由として、営業のように仕事の成果を数字にできないことが挙げられます。

そんな中、上司や人事が事務職を評価する際には、目に見えない職務能力を評価できるよう基準を設けているため、ひとつずつ見ていきましょう。

事務職の評価ポイント① 能力に対する評価

事務職の評価基準のひとつ目は「能力評価」です。能力評価にはいくつかのポイントがあるため、確認しましょう。

1. 仕事の速さと正確さ

事務職の能力評価とは、主にExcelなどのパソコンスキルを始めとする、業務の速さと正確性、丁寧さ、ミスの有無などに対し行われます。

作業内容は書類作成からファイリング、伝票処理など多岐にわたりますが、いずれも他部署の職務をサポートするうえで大切な業務です。

事務職は依頼を受けた職務をスピーディーかつ正確に、期限内でやり遂げることが求められます。

作成書類については、提出前に計算ミスや誤字脱字がないかを確認することはもちろんのこと、会社や部署ごとに決められたルールに従い作成・処理し整理できることが重要です。

事務職はファイルの作成方法、保存方法などを自分で勝手に変更せず、他者がいつでも使える状態にしなければならないと心得ましょう。

2. コミュニケーション能力

事務職にはコミュニケーション能力も求められます。社内の業務を円滑に進めるためには、依頼された業務指示を理解し、的確な回答ができ、もし分からないことはその場で聞けるといったコミュニケーション能力が必要です。

もし不明点の確認に時間がかかってしまったり、依頼内容を理解しないまま業務を進めてしまったら、遅れを取り戻すために多くの時間をロスしてしまうでしょう。

分からないことは聞き、周囲とのコミュニケーションを円滑に行えれば、業務がはかどり周囲からの信頼も増します。

依頼に対し常に快く受けられることも、周囲と良い人間関係を築けると判断され、評価されるポイントです。

3. スケジュール管理能力

他部署のサポートを行う事務職には、スケジュール管理能力も求められます。ビジネス上の予定を把握し、スケジュールに合わせて仕事を処理する必要があるためです。

業務の進捗によっては、他部署のサポートに回るケースもあるでしょう。臨機応変に動いても後で支障が出ないよう、前後の予定をしっかり把握しておくことが重要です。

4. 業務改善能力

事務職には、プラスアルファの業務改善能力も求められます。どうすれば現状より効率よく業務を進められるかを考え、ルーティンの改善や提案ができるかどうかの能力です。

自分の業務改善の提案がきっかけで、部署全体の業務効率化につながるかもしれません。

事務職はルーティンワークがメインと思われがちですが、惰性で仕事をせず改善の意識を持ち続けることが、高評価を得るポイントになりそうです。

事務職の評価ポイント② 職務姿勢と意欲に対する評価

「一生懸命仕事に取り組んでいるけど、同僚よりもタイピングやエクセル処理が遅いみたい…」そんな場合でも、仕事に真摯であれば、能力と同様に職務姿勢もきちんと評価されているのでご安心ください。

仕事への取り組み姿勢で評価されるポイントは、責任感、協調性、積極性です。

ひとつ目の責任感は、多少の困難があっても、期日に仕上がるよう最後まで取り組む姿勢です。

自力解決が難しそうなときに、周囲にサポートを依頼するといった機転も人望につながります。

人事や上司にしてみれば、与えられた仕事に対する責任感を持つ人には、将来大きな仕事を任せたくなるものです。

周囲との協調性も、事務職で重視されているポイントです。

事務職にはサポート業務が多く、周囲への気配りと連携が必須です。時に状況を見て周囲をサポートするといった行動も求められます。

チームワークを大切にする人とは周囲も快く仕事ができるため、チーム全体の仕事が効率化できるでしょう。

また技能の向上への取り組みや挑戦、資格取得への意欲といった積極性も、事務職で高く評価されるポイントです。研修への取り組み意欲なども評価されるでしょう。

積極性のある人は向上心があるため、上司から将来成長すると期待されます。

こうした仕事への姿勢と意欲を能力とあわせて評価することは、数字で成果を表せない事務職に対する、公平な評価基準となっているのです。

会社や部署により異なる評価基準があることも

一口に事務職といっても、会社や部署により求められる能力と評価基準が異なる場合もあります。

例えば営業部門では、電話や来客時の接遇マナーや、分かりやすい営業資料作りが求められるでしょう。

営業事務ではほかにも、商談やアポイントなどのスケジュール管理能力が必要とされます。

一方経理部門であれば、作業の正確性や、データの間違いに気付ける能力などが特に重要です。

会社によっては、一般事務が営業事務や経理などを兼任することもあり、その場合は両方のスキルを求められることになります。

自分の部署で何が求められているのかを把握し、必要ならば資格取得を目指すなど自己啓発に励むことで、評価をさらに上げることも可能です。

事務職はさまざまな面から頑張りを評価してもらえる！

事務職はどのように評価されているのか曖昧になりがちですが、数字で評価できないかわりに多面的な評価を受けられるといえます。

ルーティンワークが多い中、いかに業務効率を上げるか、周囲とのチームワークを大切にするかなど、仕事への取り組み姿勢を評価してもらえることも、事務職の評価基準の特徴です。

周囲への気遣いとコミュニケーションを欠かさず、意欲的に業務改善と自己啓発に取り組めば、より高い評価を得られます。そうすれば今の職場がもっと働きやすくなるでしょう。