「未経験から事務職で仕事を探したいけど、どうしたらいいの？」と考えている方に、未経験でも事務職への就職・転職を成功させる方法を3回シリーズで紹介します。事務職のなかでも、未経験可の求人数が多い「一般事務」に焦点を絞っていきます。シリーズ1回目は、一般事務の求人における具体的な仕事内容と、求められるスキルなどについて、わかりやすくお伝えします。

■一般事務の基本的な仕事内容は？

アルバイトから正社員や契約社員をめざす方や、接客・販売や軽作業などの仕事しか経験がない方は、一般事務といわれても、漠然としたイメージしかないかもしれません。
事務職の求人に記載されている具体的な仕事内容は、業種や部署によって異なりますが、基本的な業務は共通しています。実際に求人情報を見てみると、以下のような業務が並んでいるのではないでしょうか。

・書類作成や整理（ファイリング）
・データ入力
・電話、メール対応、来客対応
・郵便物の仕分け・発送
・雑務（コピー・会議調整・清掃など）
・備品管理・発注、伝票処理

書類作成やお客様への対応、日々のさまざまな雑務が中心とされている求人が大半です。では、これらの仕事をこなす事務職として、企業から求められる人物像を掘り下げていきましょう。代表的な要件は3つです。

ひとつめは、経験がない業務にも臨機応変に対応しようとする柔軟性です。一般事務には幅広い仕事があり、デスクでひとつの仕を淡々とこなせばよいというものでもありません。経験がない業務でも、指示を仰ぎながら対応しようとする姿勢が評価されれば、部署内での評価が高まってきます。

2つめの要素は、ニーズを汲み取る力とホスピタリティです。一般事務は、他の社員からの依頼が多い仕事です。相手が求めていることを的確に理解して応えるのはもちろん、目的に沿ったプラスアルファを添えられれば、部署内のさまざまな業務がよりスムーズになっていくはずです。

3つめは、正確さと納期に対する意識です。ルーティンワークが多く、誰でもできると思われがちな仕事ですが、ミスがあるかないか、資料などを期日内に仕上げられるかどうかで、他の社員からの信頼感が変わってきます。

一般事務として経験を積み上げていくなかで、周囲の信頼を得られるようになれば、プラスアルファのスキルを身に付けて営業事務や貿易事務などで活躍するチャンスが広がります。「キャリアアップしたい」「給与を上げたい」「ゆくゆくは専門性を高めたい」と考えている人は、ベースとなる事務スキルをしっかり押さえ、同じ部署で働く社員の評価を高めていく必要があります。

■一般事務に必要な資格・スキルは？

一般事務職は、専門的な経験や技術が求められることは、ほとんどありません。それでも、最低限必要なスキルとして、コミュニケーションスキル、ビジネスマナー、PCスキルがあります。コミュニケーションスキルやビジネスマナーは、取引先など社外への対応や、部署内のメンバーとのやりとりを円滑に進めるために必要です。

コミュニケーションスキルを上げるためのベースは、自分が働いている会社、事業、仕事を理解することです。何を実現しようとしている事業なのか、大事にしていることは何なのか、どんなお客様に対して何を提供しているのかを把握できれば、社員や取引先の要望に対応できるようになり、ホスピタリティを発揮しやすくなります。

また、文書作成やデータ作成の多い一般事務では、基本的なPCスキルが必要とされます。簡単なPC操作だけでOKの場合もありますが、事務職の求人の多くはWordやExcelでに関する知識やスキルが求められます。PowerPointのスキルもあると、さらに幅広い業務をこなすことができます。

PCスキルについては、関連する資格についても触れておきましょう。一般事務に必須とされる資格はありませんが、業務に直結する資格や、待遇UPにつながりやすい資格を挙げてみましょう。MOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）、日商簿記、秘書検定など。英語の書類作成や外国の企業とのやりとりがある職場なら、TOEICのスコアが条件となる場合もあります。

MOSは、Word、ExcelなどMicrosoft Officeのソフトを使いこなせることをアピールするのに最適な資格です。PowerPointが使えると、プレゼン資料作成のスキルをPRできます。日商簿記の資格は会計・経理の基礎知識があることを証明できるので、財務・経理関連の専門スキルを高めていきたいと考える人には最適な資格です。

秘書検定は、ビジネスマナーに関する知識・スキルを証明する資格としても役に立つ資格です。TOEICは、英語の文書・メール作成、会話対応が必要な事務職にチャレンジするときに、英語力をアピールできます。これからのキャリアを考え、スキルを高めておきたい方は、ぜひ参考にしてみてください。

TOPPANエッジの取り組みについても、紹介しましょう。「JOB-CUBE」で登録し、契約社員や派遣社員として働く方に対して、充実した教育研修メニューを用意しています。未経験から事務職に挑戦し、さらにスキルアップしたいという方は、社内研修やセミナーを無料で受講可能。Word、Excel、PowerPoint、Accessのスキルを習得できるレベル別のコースも用意しています。さらに専門的なスキル習得のための特典付きプログラムも利用することができます。

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