社会人として仕事をしていく中で、私たちは多くのスキルを身につけていきます。しかし、「事務職はスキルが身につきにくい」「誰でもできる」というマイナスの言葉を聞いたことがある方もいるかもしれませんが、スキルはしっかり身につきます。

今回は事務職を経験する中で、どんなスキルが身につくのかを解説します。

スキルには「種類」がある

スキルと一口に言っても、実はいくつか種類があります。
「その職場や会社でしか通用しない資格や知識」もあれば、「同じ業界なら通用する資格や知識」、そして「どんな業界や職場・職種に移っても必要とされる知識やスキル」もあるのです。それぞれの違いについて、解説します。

その職場限りでしか使えない資格や知識

社内用語や社内資格・社内で独自に開発・販売している商品やサービスに関する知識が該当します。その会社に長く勤務する場合は必要となりますが、主に正社員が対象となっていることが一般的です。

同じ業界で使える知識や資格

同じ業界内で転職する場合には有効ですが、それ以外の業界へ移った場合は活用できません。例えば、生命保険業界や損害保険業界で使われる用語や知識は、同じ業界内で職種変更等した場合でもある程度転用可能です。

他にも、国家資格や民間団体の資格よりも知名度がない業界独自の資格を設けている場合もあります。

どんな業界・職種に移っても通用する知識やスキル

一般的に、社会人として持っておきたいと言われるスキルや知識が該当します。
例えば、いまの社会では基本的にパソコンで仕事をするため、ビジネスソフト（WordやExcel）の知識は必須です。コピー機での拡大・縮小印刷やタブレット操作などが使えることも当たり前とされます。
また、機器操作の知識以外にも、社会人としての常識や人間関係構築力などのビジネススキルも必要です。これらの能力は「ポータブルスキル（どこにでも持ち運べるスキル）」と言われ、身につけておくと今後どんな職場に移っても、円滑に業務を進めることができる大切なスキルとなります。

事務職が身につけている具体的なスキル

では、事務職は仕事上でどんなスキルを身につけているのでしょうか。

対人スキル（コミュニケーションスキル）

事務職は、多くの人たちにとって「縁の下の力持ち的な存在」です。

例えば、電話を取り次いだり、書類を作成したり、窓口で対応したり…常に誰かのために何か作業や対応をしています。その中で求められるのは、相手と円滑にコミュニケーションが取れるということ。

挨拶はもちろん、場を和ませる雑談、仕事を円滑に進めるためにどんなことを話せばいいか…これらは日々の対応の中から身につきます。

察する力

多くの相手と接する中で、相手が何を望んでいるのか、どうしたらスムーズに物事が運ぶのかを察して、行動に移す能力です。

職場では、様々な状況やトラブルが発生します。また、上司や先輩・お客様など相手や状況によって、対応方法も異なります。その中でトラブルなく過ごせるようにするには、経験を積むことが必要です。

事務職としてお仕事をする中で、日々小さな失敗やトラブルを重ね、知らず知らずのうちに身についているのではないでしょうか。

ビジネスマナー

ビジネスマナーは、周りに見せる表情、挨拶、身だしなみ、言葉遣い、態度が「マナーの５原則」と言われ、周囲に与える印象を形成のための大事なポイントになります。

日々の職場での振る舞いを積み重ねることで身につくため、1つの職場で長く働いたり、複数の職場を経験するごとに自然とビジネスマナーに磨きがかかっていきます。

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