同じ事務職でも「デキる」人とそうでない人がいます。差はどこで生まれるのでしょうか？双方の仕事ぶりを観察してみると、デキる人は適切なスケジュール管理によって効率よく働いているのが見て取れます。どうやら肝はスケジュール管理にあるようです。

今回はスケジュール管理を上手にやるコツをご紹介します。効率的に事務の仕事をしたい方は、ぜひ参考にしてください。

スケジュール管理が苦手な人の特徴

スケジュール管理のコツを紹介する前に、まずはスケジュール管理がうまくできない人の特徴を探っていきましょう。

◆頭の中だけでスケジュール管理をしている

やるべきこと（以下、タスク）が複数あるのに、頭の中だけでスケジュール管理をしている人は、タスクの抜け落ちや遅延が多いようです。脳が処理できる量には限界があることに気づいていないのかもしれません。

◆何をめざしているかがはっきりしていない

今やっているタスクが最終的にどうなるかを把握していないため、取り組みが行き当たりばったりになりがちです。

◆タスクの優先順位をわかっていない

タスクが複数あっても、「今すぐやること」「後回しにしてもいいこと」などの分類をしていません。仕事の優先度をきちんと把握せずに取り組むと、今やるべき仕事の直前に慌てることになります。

◆期日を設けていない

期日を設けないタスクは、どうしても後回しにしがちです。計画を立てることもないため、仕事の効率が悪くなり、結果として時間を余計に使ってしまうことになります。

スケジュール管理がうまくなるコツ

スケジュール管理が苦手な人の特徴を踏まえた上で、上手に行うコツをご紹介します。

◆タスクの洗い出しと整理をする

毎日発生するルーティンワーク、週次・月次・年次で発生する業務など、まずは自分がかかわるすべてのタスクを洗い出します。自分の経験上から考えられる、突発的に発生する可能性のあるタスクも、同時に洗い出しておくといいでしょう。

◆各タスクの優先順位を決める

洗い出しが終わったら、優先順位を決めましょう。誰から頼まれたことなのか、緊急性があるのかなども明らかにしておくと、「早く終わらせなければならないこと」「後回しでもいいこと」などが明確になります。

◆専用ツールなどを使い、スケジュールを「見える化」する

チームのメンバーとスケジュールを共有し、予定を「見える化」しましょう。一人では気づかないことも、共有しておけばメンバーに指摘してもらえることもあり、ミスを避けられます。職場でスケジュール管理用のツールを導入していたら、上手に活用してください。

◆タスクにかかる所要時間を明らかにし、期日を設ける

タスク化した仕事それぞれの所要時間を見積もっておきましょう。所要時間がわかったうえで期日を明確にしておけば、いつタスクに着手すれば間に合うのかがわかります。期日がないタスクはどうしても後回しにしてしまいますので、期日はできるだけ設定しておきたいものです。

スケジュールを上手に管理して、デキる事務職になりましょう！

いかがでしたか？効率的に仕事をこなすうえで、上手なスケジュール管理は欠かせません。「スケジュール管理が上手な人」だと周囲に認められれば、「仕事がデキる人」として評価されること請け合いです。ぜひ本記事を参考にして、デキる事務職を目指してみてください！

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