春は旅立ちの季節です。新年度のタイミングで、転職で新しい職場を探そうと考えている人や、新たな仕事でスタートを切ろうと考えている人も少なくないでしょう。今回は、「未経験から事務職をめざしたい」と考えている人に向けて、自分が事務職に向いているかどうかセルフチェックする情報をお届けします。未経験からはじめられる一般事務職に絞って、適正チェックポイントを【前編】【後編】に分けて紹介していきます。

TOPPANエッジが運営する求人サイト「JOB-CUBE」は、未経験から始められる事務職の求人を多数掲載中。事務派遣やBPOサービスの事務スタッフとして、未経験からスタートした多くの先輩スタッフがいます。一般事務の仕事に適性があれば、ベーシックな仕事でキャリアをスタートさせ、スキルや経験を磨いていけばよいのです。

■一般事務の適性チェックポイント

1．他の人のサポート役として働くことが好き

2．単純作業が得意で、苦にならない

3．ルールの決まった仕事を正確に、スピーディにこなすことが得意

4．細かいことにもよく気がつく

5．臨機応変な対応もできる

6．コミュニケーション能力

7．気分や感情が安定しており、人柄がいいこと

8．パソコン関連のスキル

9．ビジネスマナー

この9つのポイントは、対人的な要素としてのヒューマンスキルと、実務上の技術に関するテクニカルスキルのいずれかに当てはまります。それぞれの適性ポイントについて、詳しくみていきましょう。

1．他の人のサポート役として働くことが好き

一般事務職は、他の社員から依頼されて対応することが多い仕事です。業務の多くは、同じ部署で働く社員をサポートする役割が求められるものになります。そのため、一般事務職は、「縁の下の力持ち」のような役割と働き方が好きな人に向いている仕事ともいえます。

2．単純作業が得意で、苦にならない

一般事務の仕事は、会社や部署ごとに決められた定型業務を繰り返しこなす作業が多いのも特徴です。単調になりがちな定型業務を処理するのが苦ではないことも、適性のひとつとして挙げられます。

3．ルールの決まった仕事を正確に、スピーディにこなすことが得意

一般事務の業務の大半はルールが定められており、期限までに正確に処理することが求められます。担当業務をミスなく、効率よく処理していける人が向いています。効率的に仕事を進めていくためには、PCスキルも欠かせません。一般事務職をめざすなら、基本的なPCスキルは必須と考えておきましょう。

4．細かいことによく気がつく

企業によっては、社内外問わず重要書類の作成に関わることもあります。必要なデータを集計し、適切に入力するなど正確性が要求される作業にも対応する仕事もあるでしょう。ミスがあってはならない作業では、速く作成できるだけでなく、丁寧なチェックが要求されます。そのため、細かいことに気付ける人が評価される仕事でもあります。

5．臨機応変な対応もできる

一般事務の仕事は、定型業務のほかに、多くの社員に同時に仕事を依頼され、急な仕事が発生する場合もあります。そんな時も柔軟に対応ができ、業務管理できることも求められます。柔軟に対応するためには、依頼の目的や仕上がりイメージを把握し、やり直しが発生しないようにするのも大事なポイントです。関係者と良好な人間関係を築ける人が向いているということも知っておくとよいでしょう。

6．コミュニケーション能力

自分ひとりで進める仕事よりも、関連する業務と連携しながら円滑に進める仕事が多いのも一般事務の特徴です。時には、連携する人たちのパイプ役を求められることもあります。チームプレーが重要な仕事では、業務のニーズや立ち回り方を把握したうえで進めなければなりません。来客や電話・メール対応など、社内外の関係者とのやり取りも多くなるでしょう。依頼や指示を的確に理解して対処できるコミュニケーション能力も重要なスキルです。

7．気分や感情が安定しており、人柄がいいこと

サポート役となると、業務を依頼する社員が自分の仕事に集中できるよう、安心してまかせられる人が求められます。オフィスの雰囲気が良くなるムードメーカーとしての役割を担える人は、より評価されるでしょう。周囲への気配りができ、どんな業務に対しても前向きに取り組める人は、どの職場でも貴重な存在となるでしょう。

続いて、【後編】では、テクニカルスキルについて詳しくみていきます。