事務職をしていると、日常的に書類作成をする機会が多いのではないでしょうか。パソコンでフォーマットに入力するだけのこともあれば、システムに打ち込んだら後はレイアウトに自動的に入力されて出力されることもありますが、一から作る場合もあります。
今回は、そんな書類作成で気をつけたいポイントやその理由をお伝えします。

書類は「その会社や部署の顔」でもある

日常的に書類を作っていると、どうしてもルーティン（定型業務）となり、作業の一部分という認識になりがちです。しかし、書類にミスがあると、会社や部署・営業担当などの評価を下げてしまうことになりかねません。なぜでしょうか。

・ミスがあると内容によっては致命傷になる

書類の内容が間違っていると、大変な事態になることもあります。
例えば、自治体の窓口で住民の方から何らかの書類交付の依頼を受け付けたとしましょう。
ご本人に渡す前に確認はしているはずですが、もし書類作成の段階でミスをして他人のものを誤って渡したとしたらどうなるかは、想像しなくてもわかるはず。個人情報漏洩となり、大きなニュースとなりかねません。
他にも、見積書や請求書の宛名や金額が間違っていたらどう思われるでしょうか。簡単に思える書類作成も、ミスの内容次第で致命傷になるのです。

・作った本人の事務能力や注意力が疑われることも

書類作成でミスがあれば、作った人の事務能力や注意力が足りないと思われることがあります。書類によってはミスがない事が当たり前とされるため、提出前にしっかりと見直しておかないと、事務能力がないのではと思われてしまうでしょう。
特に、社外やお客様に渡す書類には注意が必要です。

・体裁が整っていない場合は見栄えが悪くなる

仮に誤字脱字などがなかったとしても、レイアウトや配置もきちんと整っている必要があります。定型のフォーマットであれば既にレイアウトは整っていますが、一から作った場合は印刷する人のことを考えたレイアウト設定までしておくのが気の利く事務職です。

書類作成で気を付けたいポイント3つ

では、具体的に書類作成でどんなことに気を付ければいいのでしょうか。

・文字の大きさとフォントは統一する

文字の大きさとフォントは、適切な大きさで統一しましょう。どうしても多くの文字を入力しなければいけない場合は、開業などを適宜入れて分かりやすくすることが大切です。
文字の大きさやフォントが揃っていないと、読む側は見づらくなります。

・数字やアルファベットは半角または全角で統一する

数字やアルファベットは、半角か全角かどちらかに統一することで読みやすくなります。半角と全角が入り混じっていると書類に統一感がなくなり、非常に読みづらくなるだけでなく、書類の完成度も低くなってしまいます。

・印刷設定を整えておく

印刷することを考え、余白や位置を整えておきましょう。
画面上で作成している時は問題なくても、印刷設定でプレビューした際に整っていないことはよくあります。余白を取り、水平垂直に印刷されるよう整えることが大切です。紙の大きさはA4が一般的ですが、書類によっては違う場合もありますので依頼者に確認しておきましょう。

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