事務職には、多岐に渡る業務内容が含まれています。誰もが思い浮かべる電話対応や書類作成以外にも、職場によっては来客対応、議事録作成、受発注業務、見積や請求書発行など、様々です。

事務職に多い仕事内容の一つに「窓口対応」があります。あまり知らない人にとっては「一体に何をするのだろう？」と思うかもしれませんが、やりがいを感じやすい業務だともいえます。

今回は、窓口対応のお仕事内容について解説します。

窓口業務って何をするの？

窓口業務と言っても、経験がない人にとっては一体何をするのか想像しにくいものかもしれません。職場によって詳細な内容は変わりますが、代表的な内容は次の通りです。

・来客の受付

窓口には、職場によりますが様々な用件を持った方が訪れます。その方がどのような目的でやってきたのか、何を望んでいるのかを的確に把握します。例えば、自治体の窓口であれば、様々な書類の発行希望、何か不明点の問い合わせ、申請など、多様な要望を持った方がたくさん訪れますので、素早く的確に案内することが求められます。

・要望に応じた対応

窓口を訪れた方に対し、要望を叶えるための作業も重要です。自治体の窓口で、何かの手続きをしたいとやって来た方であれば、内容に応じた書類を手渡したり、記入してもらったりと説明も必要になるでしょう。

書類発行を希望している方に対しては、所定の書類に記入してもらい、内容を確認して間違いなく書類を発行することも仕事となります。

・問い合わせ受付

窓口に来る方は、必ずしも要望が明確でやってくるとは限りません。

中には、とりあえず手近にあった窓口へ来たという方もいます。時には、全く違う内容を望まれたり、何を望んでいるのかすぐに理解できなかったりすることもあるでしょう。

丁寧に聞き取り、適切な場所を案内したり、お伝えしたりすることも重要な業務です。

窓口業務のお仕事の魅力は？

窓口業務は、やりがいと工夫の甲斐があるお仕事です。その魅力について3つ紹介します。

・相手の話を瞬時に理解する力が身につく

窓口には、老若男女様々な方が来られるだけでなく、話し方なども人によってまったく違います。的確に要望や質問をしてくる方もいれば、何から聞いていいかわからず、うまく話せない方もいるでしょう。

相手が何を望んでいるのかを知るには対話力も必要ですが、何より理解力がなければうまく相手の要望を叶えることができません。多くの方と接する中で、相手の話を素早く、的確に理解する力が身につくでしょう。

・「ありがとう」と言ってもらうことが多い

窓口に来られる方は、基本的に何かに困っている方が多いです。何かの書類を発行してもらいたい、手続き方法が分からない、どこへ行けばいいのか分からない、利用方法や制度が分からないなど、何かをしてほしくて来ています。

その困りごとを解決することで「ありがとう」という言葉を賭けてもらうことも多く、やりがいを感じている方もたくさんいるのが魅力です。

・臨機応変な対応力が身につく

窓口に来る方がみんな同じ用件で来るとは限りません。また、曜日や時間帯によって混雑したり、想定外の問い合わせが来たりすることもあるでしょう。

刻一刻と状況が変わる中で、状況を見極めながら臨機応変に対応することが求められる仕事でもあります。最初は難しく感じるかもしれませんが、経験を積むことで相手の要望に対して臨機応変な対応ができるようになります。

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