新型コロナウイルスによる緊急事態宣言や感染拡大の影響を受けて、転職活動を始めている方も多いのではないでしょうか。「思い切って、異業種から事務職の仕事を探したい」「異職種から事務職に転職したい」と考えている方に、未経験から始められる一般事務に関する情報をお届けします。

未経験可の求人が多い一般事務なのですが、実際に仕事を始めると、身につけなくてはいけないスキルがあります。それらのなかには、異業種・異職種での経験やスキルを活かせるものもあり、今までやってきたことがムダにならなかったと気づくことも多いでしょう。

今回は、一般事務の仕事で身につくスキルを取り上げ、その後のキャリアステップについても紹介します。未経験から事務職にキャリアチェンジすると、どのような将来が考えられるのかをイメージしてみてください。【前編】【後編】に分けて解説していきます。

■一般事務の代表的な仕事内容とは？

まずは、一般事務の仕事内容について解説します。さまざまな会社や組織に共通する代表的な業務がありますので、さっそく見ていきましょう。

書類作成や整理（ファイリング）
各種書類を作成する仕事や、印刷された書類をわかりやすく分類してファイルに収める業務があります。組織に必要な書類や情報を整理し、保管する仕事です。

データ入力
書類作成に使用するデータや、組織で管理する情報をPCで入力する仕事です。えExcelやWordの操作スキルが必要です。

電話、メール対応、来客対応
社内外からの問い合わせに対して、電話やメールで対応する仕事です。外部から連絡があった時は担当者にスムーズに取り次ぎ、来客を会議室や応接室へ案内をすることもあります。

郵便物の仕分け・発送
郵便物の荷受け・発送が多い組織では、窓口を担当することがあります。会社から送る郵便物の発送、届いた郵便物の仕分け、担当者への連絡あるいは手渡しなどが主な業務です。

書類のコピー・会議調整など
組織全体のサポート役を任された時は、大量の書類のコピーや会議の調整役を担うこともあります。

備品管理・発注、伝票処理
会社内で使用する備品の発注や在庫管理を行う業務です。発注や売上管理のための伝票を作成することもあります。

■一般事務で身につくスキル

次に、一般事務の仕事で身につくスキルをご紹介します。企業・組織に特有のスキルもありますが、ここでは多くの組織に共通するスキルを取り上げます。

1.PCスキル

一般事務の仕事は、事務処理としてPCを使用する業務が多くなります、業務を通じて、Excel、Word、PowerPointなどのスキルをレベルアップさせることができます。事務求人の多くが、マイクロソフトオフィス（特にExcel、Word）の基本操作がひととおりできることを条件として挙げているので、マスターしておくと選択肢が広がります。

担当業務によっては、Accessのスキルが必要になることもあります。仕事をしながらさまざまなスキルを習得したら、MOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）の資格にチャレンジしてみましょう。技術を証明する資格を取っておけば、先々の転職の際にアピールすることができます。

2.コミュニケーションスキル

組織のサポート役となる一般事務は、来客対応や社員とのコミュニケーションが多い仕事です。組織や人のニーズを汲み取り、対応して伝える意思疎通を上手くこなすようになると、他の人からの信頼がアップします。「急な仕事でも依頼しやすい」と思ってもらえるよう、ポジティブ思考で業務に取り組むようにしたいものです。

組織やメンバーがどのような目的で動いているのかを理解しておくと、頼まれた仕事で求められることを把握しやすくなります。販売職、営業、受付などの仕事で、接客・交渉・調整の経験やスキルがある人は、培ってきたスキルをすぐに活かせる仕事でもあります。

3.電話・メール対応

一般事務の仕事は、社内外の人とメールや電話でやりとりする機会が多くなります。日々の業務をこなしていくうちに、適切な問い合わせ対応や、ヒアリングの方ノウハウが身につくポジションもあります。スピーディかつ臨機応変な対応スキルがあれば、活躍できる可能性が高まります。コールセンターの経験がある人は、強みとして訴求できるのではないでしょうか。

4.接客やビジネスマナー

社外の人の来客対応や問い合わせ対応があるので、社会人として押さえておくべき接客ノウハウやビジネスマナーが身につけられます。販売や接客の経験がある人は、メール、電話の対応スキルやオフィスにおけるビジネスマナーを磨けば、
仕事の幅を広げることができます。

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