事務職の中でも、ルーチンワークがメインの仕事は人気があります。もしルーチンワークを希望するなら、自分に向いているのか、そして最終的にどのようなキャリアをめざすのかは、しっかりと考えておきたいところです。

この記事ではルーチンワークのメリット、向いている人の特徴、スムーズに進めるコツを紹介。さらにルーチンワークの将来性にも言及し、事務系ルーチンワークのすべてを解説します！

1.　ルーチンワークとは？

ルーチンワークとは、手順が確立されており、日常的に繰り返し行う業務のことです。ルーティンワーク、定型業務とも呼ばれます。

ルーチン（routine）は「日課」「決まりきった手順」の意味を持つ単語です。ワーク（work）と組み合わさることで、ルーチンワークは習慣化した業務・決まりきった業務を表します。

日々の業務をルーチン化することには、ミスを防ぎ、業務効率化を図る目的があります。個人のスキルに依存しにくいため、新入社員や未経験者でも一定の質を保つことが可能です。

1-1.　ルーチンワークの業務内容

ルーチンワークといっても、内容はさまざまです。以下に、具体的なルーチンワークの例を紹介します。

・データ入力
・契約書、請求書、注文書等の作成
・経費精算
・備品管理
・ファイリング
・郵便物の作成・発送・受取
・ルート配送
・問い合わせ対応
・商品案内

上記の業務は職種・業界を問わず発生しますが、とりわけルーチンワークが多い仕事としては、一般事務・受付・コールセンター・配送員・清掃員・工場作業員などが挙げられます。

事務系のルーチンワークは、PCを用いたデータ入力や書類管理などがメインです。業務内容が決まっている派遣の事務職は、比較的ルーチンワークの仕事が多いという特徴があります。

2.　事務系ルーチンワークのメリット

事務系ルーチンワークの仕事は、未経験OKの求人も多いので、オフィスワークデビューにぴったりです。職場では主婦やミドル層も活躍しており、幅広い世代の人が働きやすさを感じています。

ここでは、事務系ルーチンワークで働くメリットを見ていきましょう。

2-1.　体力的・精神的にラク

事務系ルーチンワークは、基本的にオフィス内でのデスクワークなので、肉体労働がありません。冷暖房が完備された快適な室内で、体力や年齢を気にせず働けます。

業務フローやマニュアルに従って仕事を進めるため、トラブルが起こりにくい点もメリットです。「次はどうしよう」「どうやって解決しよう」という悩みがなく、淡々と仕事に取り組めます。仕事のミスをプライベートに引きずることも少ないでしょう。

ルーチンワークには納期が設けられることはあるものの、無謀なノルマが課されることはありません。プレッシャーを感じることなく、精神的にゆとりのある状態で働けます。

2-2.　自分のペースで働ける

ルーチンワークのほとんどは、個人で完結する業務です。チームでの仕事や会議などはめったになく、自分のペースで働けます。基本的な報連相ができれば、コミュニケーションが苦手な人でも働きやすい環境です。

ルーチンワークには、イレギュラー対応もほとんどありません。突然自分に知識のない仕事を任される不安がないので、安心して働けます。周囲の環境に左右されず、人間関係の悩みも少ないので、しっかり自分の仕事に集中できますよ。

2-3.　ワークライフバランスが保たれる

やることが決まっている事務系ルーチンワークは、残業がほとんどないことも大きなメリットです。多くのルーチンワークメインの求人には、「残業なし」「残業少なめ」といった記載があります。

就業時間の目処がつきやすいので、育児中の主婦や自宅で介護をしている人も、仕事と家庭の両立が可能です。スキルアップをめざす人には、資格取得に向けた勉強に励みやすいというメリットも。事務系のルーチンワークの仕事であれば、「無理して働く」状況に陥ることなく、自分に合った生活スタイルを確立できるでしょう。

3.　事務系ルーチンワークが向いている人の特徴

「ラクそう」というイメージから、事務系ルーチンワークに転職を希望する人は多いものの、誰にでも適しているとは限りません。特にチャレンジ精神の強い人や社交的な人ほど、ルーチンワークを退屈に感じる可能性があります。

ここでは、事務系ルーチンワークが向いている人の特徴を紹介します。

3-1.　一人で黙々と仕事に取り組みたい

事務系ルーチンワークは個人プレーなので、一人で仕事に集中したい人に向いています。細かい数字を打ち込んだり、同じ作業を繰り返したりと、地味な仕事でもコツコツこなせる人であれば、ストレスなく取り組めるでしょう。

複数の仕事を同時進行するより、ひとつの作業に集中したい人にも、ルーチンワークはオススメです。手順がきっちり決まっているため、やるべきことが多すぎてキャパオーバーになる心配も少ないでしょう。一方で、ルーチンワークといえども、作業の途中で別の仕事を依頼されるケースもあるので、柔軟な対応力が必要となる点には注意してくださいね。

3-2.　時間配分・目標設定が得意

ルーチンワークの仕事では、手順や納期が決められていても、どのようなペースで進めていくかは本人次第です。目の前の仕事をただこなすだけでは、仕事が溜まったり、納期に間に合わなかったりといったトラブルに発展する可能性もあります。

ルーチンワークでは仕事の優先順位を考え、一つひとつのタスクを確実にクリアしていくことが大切です。日頃から時間を守れる人や計画性のある人は、ルーチンワークも問題なくこなせるでしょう。

ただし、今は時間にルーズな人でも、努力次第で克服できます。「やるべきことをリスト化する」「重要な書類には付箋を貼って優先する」などの工夫をすれば、ルーチンワークに取り組みやすくなります。

3-3.　業務がパターン化されていると安心する

ルーチンワークは仕事が手順化されているので、「やることは毎日決まっているほうがいい」人にぴったりです。同じことの繰り返しをルーチンワークのデメリットとして捉える人もいますが、見方を変えれば大きな魅力となります。「仕事をいかに効率よく終わらせるか」にやりがいを見出せる人であれば、ルーチンワークも楽しく取り組めるでしょう。

ただし、ルーチンワークでは、あくまでも手順化された仕事をこなすことが求められるため、オリジナリティは求められにくいです。自分の意見を発信したい人、クリエイティブなことがしたい人は、ルーチンワークでは物足りなさを感じるでしょう。

4.　ルーチンワークをスムーズに進めるコツ

ルーチンワークに向いている人であっても、続けるうちに悩みを抱えることもあります。「ルーチンワークがつまらない」「飽きる」といった意見は、事務職でもよく聞く悩みです。

たしかにルーチンワークは刺激には欠けますが、自分の考え方次第で面白さを見出すこともできます。ここでは、ルーチンワークをスムーズに進めるコツを紹介します。

4-1.　無駄を省いて効率化する

ルーチンワークは、手順通りに進めればよいと思い込みがちです。しかし、新しいソフトの導入や、人員体制の変化などによって、職場を取り巻く状況は刻一刻と変わっています。過去のルーチンが、今も最適であるとは限りません。ときにはルーチンワークの手順そのものを見直すことで、より効率化が図れる可能性もあります。

仕事への理解度が深まった段階で、「本当にこの作業は必要なのか」「ミスを防ぐためにはダブルチェックが必要なのでは」など、今のルーチンに疑問を持つことも大切です。ルーチンワークだからこそ、効率化できる部分はたくさんあります。文章のテンプレートを作成したり、ITツールで自動化したりと、積極的に効率化に取り組みましょう。

4-2.　自分の中で目標を立てる

仕事に慣れてくると、同じ作業を繰り返すルーチンワークに飽きてしまうことも。一度退屈に感じてしまうと、日々の業務にやりがいを感じられず、仕事の効率が悪くなるという悪循環に陥ってしまいます。

ルーチンワークでやりがいや達成感を感じるためには、「あと10分で終わらせる」「今日中に入力を終える」など、自分の中で目標を設定することが効果的です。一つひとつの目標を確実にクリアすれば、自分への自信も取り戻せるでしょう。

資格取得をめざすなど、スキルアップやキャリアアップをめざすのもオススメです。事務系ルーチンワークであれば、MOS（マイクロソフト オフィススペシャリスト）や簿記が役立つでしょう。

4-3.　モチベーションに左右されない

ルーチンワークは同じ作業を毎日続けるので、その日の気分によって仕事の質が左右されるべきではありません。モチベーションに関係なく、一定のレベルで仕事をこなすことが求められます。

気分に影響されないためには、1日の目標を立てる、就業中はメールを見ないなど、自分の中でオンオフの切り替え方法を確立しておくとよいでしょう。睡眠や食事を見直し、生活習慣を整えることも大切です。

どうしてもやる気が出ない場合は、就業後に好きなスイーツを食べる、映画を観るなど、自分へのご褒美を用意しましょう。仕事へのモチベーションも高まりますよ。

5.　ルーチンワークに転職する際に知っておくべきこと

オフィスワークデビューをめざす人から人気の高い、事務系ルーチンワーク。しかし、今後もずっとルーチンワークの仕事を続けられるかというと、難しい部分があります。

ルーチンワークへ転職する人は、以下で紹介することを踏まえて、自分のキャリアプランをじっくりと考えてみましょう。

5-1.　昇給・昇進は難しい

ルーチンワークは手順に沿って行えば誰でもできるので、個人的なスキルや経験が評価されにくい仕事です。技術職や専門職と比較すると、年収も少ない傾向にあります。勤続年数が長くなったり、仕事のスピードが上がったりしても、大幅な給与アップは見込めないでしょう。

一般的に、企業の正社員求人では、「ルーチンワークだけできる人」よりも「ルーチンワークをこなしつつ臨機応変な対応ができる人」が望まれる傾向にあります。いずれ事務系ルーチンワークから転職する可能性も踏まえて、なんらかのスキルや資格を備えておく必要があるでしょう。

5-2.　将来的にAIに台頭される可能性が高い

AIはめざましい進歩を遂げており、企業でもIT化が急速に進んでいます。AIが得意とする分野は、数字を扱う処理や、同じ作業を繰り返す定型業務です。今、人間が行っているルーチンワークのほとんどは、AIによる代行が可能とも言われています。

今すぐにルーチンワークがなくなるわけではないものの、10年後、20年後には、ほとんどの業務がAIによって行われている可能性が高いでしょう。将来も安定した仕事を得るためには、AIにはないスキルを磨く必要があります。

AIにはないスキルとしては、コミュニケーション能力、創造力、臨機応変な対応力などがあります。AIと協働するためのIT知識も必須となるでしょう。ルーチンワークの仕事をこなしつつ、自分の付加価値となるスキルを身につけることが大切です。

6.　事務系ルーチンワークからのキャリアアップは？

事務系ルーチンワークの将来性を踏まえると、キャリアアップのためには転職を考える必要があります。中でもオススメしたいのは、経理事務・営業事務・貿易事務・IT事務といった専門性の高い事務職です。同じ事務職なので、ルーチンワークの仕事で身につけたPCスキルや事務処理能力を活かせます。

オフィスワーク未経験の人は、まずはルーチンワークの事務職として働き、スキルを習得してから専門事務をめざしましょう。事務系ルーチンワークにもさまざまな求人があるものの、未経験からしっかり事務スキルを身につけたい方には、TOPPANエッジのBPO求人がオススメです。

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事務系ルーチンワークは、データ入力やファイリングなどを行う仕事です。AIの台頭により将来性こそ危ういものの、未経験から事務スキルを習得したい方は、まずはルーチンワークからチャレンジするのもオススメです。

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