数ある職種の中でも、事務職は常に人気が高い仕事です。たしだ、ITの急速な進化により、事務職を取り巻く環境は厳しくなりつつあります。これから事務職に就こうと考えている人は、働きながら事務スキルを身につけたうえで、さらなるキャリアプランを描きましょう。

この記事では、現在の事務職の環境とキャリアアップのためにやるべきこと、身につけるべきスキルを紹介します。さらに、一般事務からのキャリアチェンジにオススメの6つの職種について、仕事内容から向いている人の特徴まで詳しく解説します。

1.　IT化による事務職の環境の変化

IT化とは、ソフトウェアやクラウドサービスといったITツールを用いて、業務をアナログからデジタルへ置き換え、業務効率化を図ることです。

一般社団法人日本情報システム・ユーザー協会（JUAS）が実施した2021年度の調査によると、2022年度のIT予算が「増加する」と回答した企業は43.4％にも上ります。新型コロナウイルス感染症の対応が一段落した今、各業界でIT化の動きが再加速するでしょう。

IT化に適しているのは、数字やデータに関する処理や、プロセスが明確な定型業務です。すなわち、一般事務が受け持つ業務のほとんどはITによる自動化が可能といえます。下記は、IT化できる事務業務の一例です。

・データ入力
・売上集計
・経費精算
・Web解析
・文字の読み取り、電子化

近年では、AI（人工機能）を搭載したRPA（ロボットによる業務自動化）も登場しており、自ら学習して臨機応変に対応するなど、より高度な自動化も可能となっています。これから事務職として働きたい人は、社会のIT化に適応するために、自分の強み・弱みと今後のキャリアアップ・スキルアッププランについて、明確にしておく必要があるでしょう。

1-1.　事務職がキャリアアップのためにやるべきこと

IT化が進む中で企業から求められる人材となるためには、プラスアルファの能力を身につけて、自らの市場価値を高める必要があります。

一般事務として働きながら、他職種への転職（キャリアチェンジ）も含めたキャリアアップを検討してみましょう。一般事務にはない専門性を身につければ、事務スキルを活かしつつ、スペシャリストとして活躍できます。

一般事務がキャリアアップを実現するためのプロセスを紹介します。

①自己分析を行う

・自分の価値観を理解する
・自分がやりたいこと、興味があることを明確にする

②キャリア・スキルを整理する

・経験や資格から、自分の強みや得意なことを洗い出す
・今後の伸びしろを含め、企業にとっての期待値を考える

③将来像を具体化する

・収入面や待遇面など、仕事に求める条件を整理する
・働きたい業界や職種を明確に持つ

④現在と理想のギャップを埋める方法を考える

・いつまでに何を達成するのか、具体的なキャリアプランを構成する
・取得すべき資格や、転職活動の手段を考える

一般事務からのキャリアアップを考える際には、「今できること」と「これからしたいこと」を踏まえて、「しなければならないこと」を導き出します。日々の業務の中でも具体的な目的意識を持って行動することが、キャリアアップを成功させるコツです。

1-2.　派遣の一般事務で身につけておきたいスキル

派遣の一般事務では、あらゆる業界・職種で通用するポータブルスキルを身につけられます。下記に、ITが普及する社会でも必要なスキルを紹介するので、事務派遣で働きながら習得してください。

◆ビジネスマナー

身だしなみや言葉遣い、来客応対といったビジネスマナーは、ビジネスパーソンに必須のスキルです。必要であれば研修などを受講し、正しいビジネスマナーを身につけましょう。

◆行動力・主体性・洞察力

AIにはない人間的資質を磨けば、企業にとって有益な人材となります。一般事務においても受け身にならず、積極的にマニュアルを作成したり、メンバーをサポートしたりと、自発的な行動を心がけましょう。

◆コミュニケーション能力

ITが発展する中、対人スキルなどのアナログな能力はますます貴重になります。スムーズな意思疎通ができるよう、伝達力や傾聴力、共感力を高めましょう。

◆PCスキル（OAスキル）

オフィスワークであれば、ExcelやPowerPointといったOfficeソフトの操作は必須です。事務派遣で働きながら、MOS（マイクロソフト・オフィス・スペシャリスト）に挑戦するのもおすすめです。

2.　一般事務からのキャリアチェンジにオススメの専門職6選

派遣の一般事務で得たスキルをベースに、プラスアルファの能力があれば、仕事の選択肢はぐんと広がります。興味のある業界なども考慮して、自分に合ったキャリアプランを考えましょう。

ここからは一般事務からのキャリアチェンジに適した職種について、仕事内容から活かせるスキル、向いている人の特徴まで、詳しく解説します。

2-1.　営業事務

営業事務とは、営業職のサポートとして、社内で資料作成やスケジュール調整を行う仕事です。データ集計や資料作成といった事務業務が多い一方で、営業職と一緒に課題解決に取り組むなどチームワークも求められます。職場によっては営業職に同行して、商談の補佐役を担うこともあります。

◆営業事務に役立つスキル

・Excel・Word・PowerPointなどのOfficeソフト操作スキル
・チームワークを大切にできる協調性とコミュニケーション能力
・臨機応変な対応を行うための洞察力と状況把握力

◆営業事務に向いている人の特徴

・チームで働くことや、テキパキと仕事をこなすことが好き
・物事を筋道立てて考え、論理的思考ができる
・優先順位を考えて、業務を効率よく進められる

営業部の所属となるため、活気があり、明るくキビキビとした雰囲気の職場が多いようです。営業事務への転職を希望する際には、一般事務経験と合わせて、協調性や臨機応変な対応力をアピールすると歓迎されます。ExcelやPowerPointを使う機会も多いので、不安な場合は学び直しておきましょう。

2-2.　OAオペレーター

OAオペレーターとは、Excel・Word・PowerPoint・AccessといったOAソフトを駆使して、資料作成やデータ集計・分析を行う仕事です。一般事務よりも高度なOfficeソフトの操作スキルが必要で、膨大なデータを迅速かつ正確に処理することが求められます。

職場によるものの、一般事務と比較すると書類整理や来客応対といった庶務業務の割合が少ない仕事です。

◆OAオペレーターに役立つスキル

・Officeソフトの応用スキル（Excelのピポットテーブル、Accessのクエリ、VBAなど）
・MOS、日商PC検定、日商簿記
・依頼者のニーズを汲み取るヒアリング力

◆OAオペレーターに向いている人の特徴

・最後まで責任を持ち、正確性の高い仕事ができる
・PCソフトに関する学習意欲が高い
・協調性があり、チームでの仕事も得意

OAオペレーターをめざす際には、スキルの習得・証明のために、MOSや日商PC検定を取得しておくと、よりアピールできます。さらにOAソフトの実務経験をアピールできれば、好印象です。

2-3.　貿易事務

貿易事務とは、輸出入に携わる事務業務を行う仕事です。輸出入に関する書類作成や倉庫の手配、電話・メール対応など、貿易の知識を活用しながらさまざまな業務をこなします。主な勤務先は商社や倉庫会社、フォワーダーなどです。

◆貿易事務に役立つスキル

・メールの送受信や、Excel・WordなどのPCスキル
・多様な人々と円滑に業務を進めるコミュニケーション能力
・海外の顧客とやり取りできる一定水準以上の英語力

◆貿易事務に向いている人の特徴

・トラブルにも冷静に対応し、臨機応変な対応ができる
・あらゆるスケジュールを把握し、業務を円滑に進められる
・グローバルな職場に興味があり、英語に苦手意識がない

一般事務から貿易事務に挑戦する際には、英語や貿易取引について学ぶ努力が必要です。専門性が高い職種ではあるものの、英語力よりコミュニケーション能力を重視する企業も少なくありません。未経験者歓迎の求人や、フォロー体制が整った企業に応募するとよいでしょう。

2-4.　経理事務

経理事務とは、取引に関する出入金管理や給与計算、決算書作成など、会社のお金の流れを正しく把握して報告する仕事です。IT化によって業務の自動化が進む一方で、今後は経営改善計画を考えるなど、より深く財務面・経営管理に携わる仕事が増えると考えられます。

◆経理事務に役立つスキル

・Excel・Word・PowerPointなどのOfficeソフト操作スキル
・日商簿記2級以上
・社内外の人と良好な人間関係を築くためのコミュニケーション能力

◆経理事務に向いている人の特徴

・責任感が強く、公平かつ正確に業務に取り組める
・数字に強く、会計や財務に興味がある
・制度や法律について学ぶことが好き

経理事務はPCを使う場面が多いので、一般事務の経験を大いに活かせる仕事です。ただし、お金を扱う業務が中心であるため、経理事務にはより一層強い責任感と正確性が求められます。

経理事務への転職にあたっては、仕事に対する責任感や正確性をアピールするほか、日商簿記2級を取得しておくこともオススメです。

2-5.　秘書

秘書とは、社長や役員といった特定の上司の補佐として、庶務業務を中心にサポートする仕事です。書類作成や電話応対、スケジュール管理などを受け持つほか、出張やパーティーに同行することもあります。

◆秘書に役立つスキル

・Excel・Word・PowerPointなどのOfficeソフト操作スキル
・あらゆる立場の人と折衝できるコミュニケーション能力
・秘書検定準1級以上

◆秘書に向いている人の特徴

・ホスピタリティ精神が高い
・記憶力がよく、スケジュールやタスクを正確に把握できる
・社交性があり、良好な人間関係を築ける

秘書は人前に出る機会が多く、会社の顔としても認識されるため、正しい礼儀作法やビジネスマナーは必須です。面接時の立ち振る舞いや表情には、十分気を付ける必要があるでしょう。一般事務から秘書への転職が不安な場合には、秘書アシスタントから経験を積む方法もあります。

2-6.　管理者・SV（スーパーバイザー）

管理者・SV（スーパーバイザー）とは、チームや営業所における業務進捗を管理し、従業員が効率よく働けるようにサポートするリーダーです。ワークフロー管理やスタッフ教育、上司への報告など、さまざまな業務をこなします。自分の裁量に任される部分も多く、やりがいを感じられる仕事です。

◆管理者・SVに役立つスキル

・Excel・PowerPointなどのOfficeソフト操作スキル
・チームをまとめて引っ張っていく統率力
・あらゆる情報を処理し、適切な判断を行う決断力

◆管理者・SVに向いている人の特徴

・責任感が強く、問題解決のために積極的に取り組める
・過去にバイトリーダーや店長、コールセンターのSVなどの経験がある
・チームで働くことが好きで、さまざまな立場の人に寄り添える

管理者・SVには、任された業務を正確に進めるための厳しさと、従業員一人ひとりに対する思いやりが必要です。一般事務の経験に加えて、責任者としての自覚や、チームのリーダーにふさわしい前向きなモチベーションをアピールしましょう。

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まとめ

近年は急速にIT化が進んでおり、今後は一般事務にも専門性が求められると考えられます。一般事務として働く人は、スキルを踏まえてキャリアプランを考えましょう。

一般事務からのキャリアチェンジに向いている職業には、営業事務、OAオペレーター、経理事務などがあります。専門性の高い貿易事務や秘書もオススメです。一般事務のスキルを活かして、管理者・SVとしてマネージメントに携わることもできます。

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